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Mustervereinbarungen für den Verwaltungsrat des Kreiskirchenamtes

Vom 19. Juni 2012

(ABl. S. 266)

1 Mit dem Kreiskirchenamtsgesetz vom 4. Juli 2008 (ABl. S. 214) und dem Kirchlichen Zweckverbandsgesetz vom 16. November 2008 (ABl. S. 305) hat die Evangelische Kirche in Mitteldeutschland die Voraussetzungen zur Unterhaltung gemeinsamer Kreiskirchenämter durch mehrere Kirchenkreise geschaffen. 2 Damit zusammenhängend wird den Beteiligten eine Arbeitshilfe in Form einer Mustergeschäftsordnung für den Verwaltungsrat des Kreiskirchenamtes zur Verfügung gestellt, die nachstehend veröffentlicht wird.
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Mustergeschäftsordnung für den Verwaltungsrat des Kreiskirchenamtes

Der Verwaltungsrat des Kreiskirchenamtes ........................... hat sich gemäß § 9 Absatz 3 Kirchengesetz über die Kreiskirchenämter (KKAG) vom 4. Juli 2008 (ABl. S. 214) in seiner Sitzung am ............ folgende Geschäftsordnung gegeben:
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§ 1
Zusammensetzung, Konstituierung

( 1 ) 1 Dem Verwaltungsrat gehören an:
  1. die Superintendenten der beteiligten Kirchenkreise oder auf Beschluss des jeweiligen Kreiskirchenrates und im Einvernehmen mit dem jeweiligen Superintendenten dessen erster oder zweiter Stellvertreter,
  2. die weiteren von den Kreiskirchenräten gemäß § 10 Absatz 1 Satz 2 KKAG entsandten Personen.
2 Der Amtsleiter des Kreiskirchenamtes nimmt an den Sitzungen des Verwaltungsrates mit Rede- und Antragsrecht teil. 3 Ihm obliegt die Geschäftsführung des Verwaltungsrates.
( 2 ) 1 Die nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 entsandten Mitglieder müssen zum Gemeindekirchenrat wählbar und Glied einer Kirchengemeinde im Bereich des entsendenden Kirchenkreises sein. 2 Sie sollen Kenntnisse und Erfahrungen im betriebswirtschaftlichen Bereich haben.
( 3 ) 1 Der Superintendent wird, unbeschadet des § 10 Absatz 1 Satz 1 KKAGAV, durch seine Stellvertreter im Verwaltungsrat vertreten. 2 Dies gilt nicht für die Vertretung im Vorsitz des Verwaltungsrates. 3 Für die nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 entsandten Personen wird durch den entsendenden Kreiskirchenrat jeweils ein Stellvertreter bestimmt.
( 4 ) 1 Der Verwaltungsrat wählt auf seiner ersten Sitzung aus der Mitte seiner ordentlichen Mitglieder einen Vorsitzenden und dessen Stellvertreter. 2 Umfasst der Zuständigkeitsbereich des Kreiskirchenamtes mehrere Kirchenkreise, sollen beide aus verschiedenen Kirchenkreisen kommen.
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§ 2
Vorbereitung und Einberufung des Verwaltungsrates

( 1 ) 1 Der Verwaltungsrat wird vom Vorsitzenden in der Regel halbjährlich zu Sitzungen einberufen. 2 Die Einberufung der konstituierenden Sitzung obliegt dem bisherigen Vorsitzenden des Verwaltungsrates. 3 Der Verwaltungsrat ist einzuberufen, wenn ein Drittel seiner Mitglieder oder ein Mitglied des Zweckverbandes dies unter Angabe der zu beratenden Angelegenheit verlangt.
( 2 ) Der Vorsitzende und der Amtsleiter bereiten die Sitzungen des Verwaltungsrates gemeinsam vor.
( 3 ) Die schriftliche Einladung mit der vorläufigen Tagesordnung soll den ordentlichen Mitgliedern des Verwaltungsrates und dem Amtsleiter sowie nachrichtlich den Stellvertretern mindestens eine Woche vor Beginn der Sitzung zugegangen sein.
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§ 3
Teilnahmepflicht, beratende Teilnahme, Gäste

( 1 ) 1 Die Mitglieder sind verpflichtet, an den Sitzungen des Verwaltungsrates teilzunehmen. 2 Ist ein Mitglied an der Teilnahme gehindert, so hat es dies dem Vorsitzenden unverzüglich unter Angabe der Gründe mitzuteilen. 3 Der Vorsitzende lädt den Stellvertreter des verhinderten Mitglieds ein; Satz 1 und 2 gelten für ihn entsprechend.
( 2 ) Der Landesbischof, der Regionalbischof und vom Kollegium des Landeskirchenamtes beauftragte Vertreter können an den Sitzungen des Verwaltungsrates mit Rede- und Antragsrecht teilnehmen.
( 3 ) Der Verwaltungsrat kann beschließen, dass zu einzelnen Tagesordnungspunkten sachkundige Personen mit Rederecht hinzugezogen werden können.
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§ 4
Sitzungen

( 1 ) 1 Der Vorsitzende des Verwaltungsrates leitet die Sitzungen. 2 Er wird im Vorsitz von seinem Stellvertreter (§ 1 Absatz 4) vertreten.
( 2 ) Die Verhandlungen des Verwaltungsrates sind nicht öffentlich.
( 3 ) 1 Über den Verlauf der Beratung und Abstimmung sind die Anwesenden zur Verschwiegenheit verpflichtet. 2 Diese Verschwiegenheit erstreckt sich auch auf die gefassten Beschlüsse, soweit sie ihrer Natur nach vertraulich sind oder vom Verwaltungsrat als vertraulich bezeichnet werden. 3 Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit besteht auch nach Beendigung der Mitgliedschaft im Verwaltungsrat fort.
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§ 5
Beschlussfähigkeit

( 1 ) Der Vorsitzende stellt zu Beginn der Sitzung die ordnungsgemäße Einberufung und die Beschlussfähigkeit des Verwaltungsrates fest.
( 2 ) Der Verwaltungsrat ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte seiner stimmberechtigten Mitglieder einschließlich des Vorsitzenden oder seines Stellvertreters anwesend ist.
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§ 6
Beschlussfassung, Wahlen

( 1 ) 1 Der Verwaltungsrat fasst seine Beschlüsse mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder. 2 Die Abstimmung erfolgt durch Handzeichen. 3 Sie hat geheim und durch Stimmzettel zu erfolgen, falls ein Mitglied dies beantragt.
( 2 ) Wer am Gegenstand der Beschlussfassung persönlich beteiligt ist, darf nicht mitstimmen. 1#Bei der Verhandlung darf das betroffene Mitglied nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Vorsitzenden anwesend sein, hat sich aber in jedem Fall vor der Abstimmung aus dem Sitzungsraum zu entfernen.
( 3 ) 1 Die vom Verwaltungsrat nach § 10 Absatz 2 Kreiskirchenamtsgesetz vorgesehenen Wahlen erfolgen mittels Stimmzettel in geheimer Wahl. 2 Andere Wahlen können offen erfolgen, sofern nicht etwas anderes bestimmt ist oder ein Mitglied des Verwaltungsrates auf geheime Wahl mit Stimmzetteln besteht. 3 Gewählt ist, wer die Mehrheit der Stimmen der Mitglieder des Verwaltungsrates auf sich vereinigt.
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§ 7
Eilentscheidungen

1 Der Vorsitzende kann im Benehmen mit dem Amtsleiter dem Verwaltungsrat vorbehaltene Entscheidungen treffen, wenn der Verwaltungsrat nicht rechtzeitig einberufen werden kann und die Angelegenheit keinen Aufschub duldet. 2 Die Entscheidung ist dem Verwaltungsrat auf seiner nächsten Sitzung zur Bestätigung vorzulegen. 3 Wird die Bestätigung versagt, so ist die Entscheidung aufgehoben. 4 Maßnahmen, die aufgrund der Entscheidung vollzogen sind, bleiben gültig.
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§ 8
Protokoll

( 1 ) Über jede Sitzung des Verwaltungsrates wird ein Protokoll gefertigt.
( 2 ) 1 Das Protokoll muss enthalten:
  1. die Namen der anwesenden Mitglieder und der übrigen Teilnehmer,
  2. die Feststellung der Beschlussfähigkeit,
  3. die Tagesordnung,
  4. Anträge, auch wenn sie abgelehnt worden sind, und Beschlüsse im Wortlaut,
  5. den wesentlichen Gang der Verhandlungen.
2 Vorlagen, schriftliche Berichte, Anträge sowie andere wichtige Schriftstücke sind dem Protokoll als Anlage beizufügen.
( 3 ) 1 Das Protokoll wird vom Vorsitzenden und dem Protokollführer unterzeichnet. 2 Es ist dem Verwaltungsrat auf seiner nächsten Sitzung zur Bestätigung vorzulegen.
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§ 9
Reisekostenerstattung

1 Die Mitglieder des Verwaltungsrates haben Anspruch auf Erstattung ihrer Reisekosten nach Maßgabe des kirchlichen Rechts. 2 Die Kosten trägt der jeweils zuständige Kirchenkreis.
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§ 10
Sprachregelung

Die in dieser Geschäftsordnung verwendeten Personen-, Funktions- und Amtsbezeichnungen gelten für Frauen und Männer in gleicher Weise.
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§ 11
Inkrafttreten

Die Geschäftsordnung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.
..........................................................
(Ort, Datum)
Der Vorsitzende des Verwaltungsrates
............................................................
(Unterschrift)

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1 ↑ 1Persönliche Beteiligung liegt vor, wenn ein Beschluss einem Mitglied des Verwaltungsrates selbst oder seinem Ehegatten oder einem Verwandten oder Verschwägerten bis zum dritten Grad oder einer von ihm kraft Gesetzes oder Vollmacht vertretenen natürlichen oder juristischen Person unmittelbar einen Vorteil oder Nachteil bringen kann. 2Persönliche Beteiligung liegt nicht vor, wenn das Mitglied an der Entscheidung der Angelegenheit lediglich als Angehöriger einer Berufs- oder Bevölkerungsgruppe beteiligt ist, deren gemeinsame Interessen durch die Angelegenheit berührt werden. 3Als unmittelbar gilt nur derjenige Vorteil oder Nachteil, der sich direkt aus der Entscheidung ergibt, ohne dass weitere Ereignisse eintreten oder Maßnahmen getroffen werden müssen, die über die Ausführung von Beschlüssen hinausgehen.