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Verordnung über den Umgang mit Schriftgut, Registratur- und Archivbeständen bei territorialen Strukturveränderungen in der kirchlichen Verwaltung (Archivverwaltungsstrukturverordnung – ArchVSVO)

Vom 1. Februar 2013

(ABl. S. 75)

Der Landeskirchenrat der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland hat aufgrund von § 13 des Archivgesetzes der Evangelischen Kirche der Union vom 6. Mai 2000 (ABl. EKKPS S. 135) und § 2 des Kirchengesetzes zur Anwendung und Ausführung des Archivgesetzes der Evangelischen Kirche der Union vom 19. November 2011 (ABl. S. 314) folgende Verordnung erlassen:
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§ 1
Geltungsbereich

Diese Verordnung gilt für die Landeskirche, die Kirchengemeinden, Kirchengemeindeverbände, Kirchenkreise sowie deren Ämter, Dienste, Werke und Einrichtungen der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland.
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§ 2
Begriffsbestimmung

Im Sinne dieser Verordnung sind
  1. abgebende Stellen: Behörden, Verwaltungsstellen oder Einrichtungen und Werke der in § 1 genannten Institutionen, die ihnen obliegende Aufgaben vor der Strukturveränderung wahrgenommen haben.
  2. aufnehmende Stellen: Behörden, Verwaltungsstellen oder Einrichtungen und Werke der in § 1 genannten Institutionen, die ihnen nach der Strukturveränderung obliegende Aufgaben wahrnehmen.
  3. aufgehobene Dienststellen: organisatorisch selbstständige Verwaltungseinheiten der in § 1 genannten Institutionen.
  4. Schriftgut: alle gemäß § 2 Absatz 3 Archivgesetz definierten Unterlagen, die im Rahmen der Amtsgeschäfte entstanden oder in der laufenden Registratur abgelegt wurden.
  5. Generalakten: Schriftgut mit allgemeinem und grundsätzlichem Inhalt.
  6. Spezialakten: Schriftgut zu Einzelfällen, insbesondere zu Orten, Gebäuden und Personen.
  7. In der Altregistratur ist das Schriftgut aufzubewahren, das nicht mehr laufend benötigt wird, aber noch bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden muss.
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§ 3
Allgemeine Grundsätze

( 1 ) Durch diese Verordnung wird der Umgang und die Übergabe von Schriftgut, Registratur- und Archivbeständen nach territorialen Strukturveränderungen auf allen Verwaltungsebenen der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland geregelt.
( 2 ) Die abgebende Stelle hat der aufnehmenden Stelle diejenigen laufenden Akten zu übergeben, die für ihre Aufgabenerledigung erforderlich sind.
( 3 ) 1 Bei allen Verlagerungen von laufendem Schriftgut, Altregistraturen und Archivbeständen müssen diese nachvollziehbar dokumentiert werden. 2 Die abgebende Stelle hat hierzu Übergabelisten für die aufnehmende Stelle anzufertigen.
( 4 ) Die abgebende Stelle hat die Aufteilung von Schriftgut auf verschiedene Registraturen im Wege der Rechts- und Funktionsnachfolge auf ein absolutes Minimum zu reduzieren, damit die Zusammenhänge gewachsener Aktenbestände und deren Informationswert nicht beeinträchtigt werden.
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§ 4
Umgang mit Altregistraturen und Archivbeständen

( 1 ) 1 Bei territorialen Strukturveränderungen hat jede abgebende Stelle zu prüfen, welche Akten noch für die laufende Verwaltungsarbeit benötigt werden. 2 Nicht mehr benötigte Akten und vorhandene Altregistraturen, sind, sofern sie archivreif und archivwürdig sind, jeweils dem Archivbestand derjenigen Dienststelle zuzuordnen, wo sie zuletzt Zuwachs erfahren haben.
( 2 ) 1 Archivbestände sind bei territorialen Strukturveränderungen immer unangetastet zu lassen. 2 Ein bestehender Archivbestand darf, um historisch gewachsene Entstehungszusammenhänge nicht zu zerstören, weder aufgeteilt noch mit anderen Archivbeständen vermengt werden (Provenienzprinzip).
( 3 ) Näheres regeln die §§ 3, 11 und 12 des Archivgesetzes.
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§ 5
Strukturveränderung auf der Ebene der Kirchengemeinden

( 1 ) 1 Bei der Vereinigung von Kirchengemeinden ist die neu gebildete Kirchengemeinde berechtigt, die laufenden Akten der Vorgänger zu schließen oder in die neue Registratur zu überführen. 2 Der neu gebildeten Kirchengemeinde obliegt als Rechtsnachfolgerin der verantwortungsvolle Umgang mit den vorhandenen Archivbeständen der zusammengelegten Kirchengemeinden, die insbesondere nicht vermengt werden dürfen.
( 2 ) 1 Bei der Aufteilung einer Kirchengemeinde in zwei neue Kirchengemeinden bleiben die Registratur und das Archiv am bisherigen Standort bestehen. 2 Die Kirchengemeinde, in der sich nunmehr die Registratur und das Archiv befinden, gibt an die neu zu bildende Registratur grundsätzlich diejenigen laufenden Spezialakten ab, die ausschließlich die Angelegenheiten der neuen Kirchengemeinde betreffen.
( 3 ) Bei Gründung eines Kirchengemeindeverbandes sind die Registraturen und die Archivbestände der ursprünglichen Kirchengemeinden getrennt fortzuführen.
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§ 6
Strukturveränderungen auf der Ebene der Kirchenkreise

( 1 ) Durch territoriale Strukturveränderungen aufgehobene Dienststellen haben ihre Archivbestände an den Rechtsnachfolger oder an das zuständige landeskirchliche Archiv zu übergeben.
( 2 ) Wird ein Kirchenkreis auf mehrere Kirchenkreise aufgeteilt, so werden die Generalakten der aufgelösten kreiskirchlichen Dienststellen geschlossen und die laufenden Spezialakten in der jeweils zuständigen Dienststelle weitergeführt.
( 3 ) 1 Werden einzelne Kirchengemeinden von einem Kirchenkreis in einen anderen umgegliedert, so sind die noch laufenden Spezialakten des die Kirchengemeinde abgebenden Kirchenkreises über die betreffende Kirchengemeinde an den die Kirchengemeinde aufnehmenden Kirchenkreis abzugeben. 2 Die bereits archivierten General- und Spezialakten verbleiben in dem bestehenden Archivbestand.
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§ 7
Strukturveränderung auf der Ebene der Landeskirche

( 1 ) Alle landeskirchlichen Dienststellen haben die nach § 11 Archivgesetz archivreifen Unterlagen dem zuständigen landeskirchlichen Archiv anzubieten, spätestens jedoch 30 Jahre nach Schließung der Akten oder bei der Aufhebung oder Umstrukturierung der Dienststelle.
( 2 ) 1 Die Zuständigkeit der landeskirchlichen Archive richtet sich grundsätzlich nach den Grenzen der früheren Teilkirchen der Landeskirche. 2 Die archivreifen Unterlagen der Föderationssynode, der Föderationskirchenleitung und des Kirchenamtes der Föderation Evangelischer Kirchen in Mitteldeutschland aus dem Zeitraum 2004 bis 2009 und von Landessynode, Landeskirchenrat, Landeskirchenamt und Landesbischof seit 2009 übernimmt das landeskirchliche Archiv in Magdeburg.
( 3 ) Eine laufende Registratur wird durch ein landeskirchliches Archiv nur dann übernommen, wenn nach Aufhebung einer landeskirchlichen Dienststelle keine eindeutige Rechts- oder Funktionsnachfolge getroffen wurde.
( 4 ) 1 Existieren nach der Umstrukturierung einer landeskirchlichen Dienststelle mehrere Funktionsnachfolger, so sind die laufenden Spezialakten auf diese aufzuteilen. 2 Die Generalakten sind grundsätzlich zu schließen und zusammen mit den abgeschlossenen Spezialakten dem zuständigen landeskirchlichen Archiv anzubieten.
( 5 ) Die vorstehenden Bestimmungen sind entsprechend anzuwenden bei der Aufhebung und Zusammenlegung von Propstsprengeln und Visitationsbezirken.
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§ 8
Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Februar 2013 in Kraft. Gleichzeitig treten die Ordnung über die Behandlung von Akten, Registraturen und Archiven bei territorialen Strukturveränderungen in der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Thüringen vom 19. Juni 2001 (ABl. ELKTh S. 179) und die Rundverfügung 24/99 der Evangelischen Kirche der Kirchenprovinz Sachsen außer Kraft.