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Verordnung über die Durchführung von
Mitarbeitendenjahresgesprächen in der Föderation
Evangelischer Kirchen in Mitteldeutschland

Vom 12. März 2005

(ABl. S. 134)

Aufgrund von Artikel 11 Abs. 3 Nr. 3 in Verbindung mit Artikel 7 Abs. 2 Nr. 5 der Vorläufigen Ordnung der Föderation Evangelischer Kirchen in Mitteldeutschland erlässt die Kirchenleitung folgende Verordnung:
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§ 1
Geltungsbereich

( 1 ) 1 Diese Verordnung gilt für
  1. die Pfarrer, Pfarrerinnen, Pastorinnen und Mitarbeitenden im Verkündigungsdienst im Bereich der Föderation Evangelischer Kirchen in Mitteldeutschland (im Folgenden Föderation) und ihrer Teilkirchen,
  2. die Kirchenbeamten und Kirchenbeamtinnen sowie die privatrechtlich Beschäftigten des Kirchenamtes und der Kreiskirchenämter,
  3. für die sonstigen gegen Entgelt beschäftigten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den Kirchengemeinden, Kirchenkreisen (Superintendenturen), kirchlichen Einrichtungen,
    Werken und Stiftungen.
2 Sie gilt nicht für ehrenamtliche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Bereich der Föderation.
( 2 ) 1 Über die verbindliche Einführung von Mitarbeitendenjahresgesprächen für die in Absatz 1 Nr. 3 genannten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen entscheiden die Vertretungsorgane der Kirchengemeinden, Kirchenkreise (Superintendenturen), rechtlich selbstständigen kirchlichen Einrichtungen, Werke und Stiftungen im Bereich der Föderation in eigener Zuständigkeit. 2 Bei rechtlich unselbstständigen Einrichtungen und Werken der Föderation und ihrer Teilkirchen bestimmt das Kollegium des Kirchenamtes den Zeitpunkt der Einführung von Mitarbeitendenjahresgesprächen für die in Absatz 1 Nr. 3 genannten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in Abstimmung mit der Leitung der Einrichtung oder des Werkes.
( 3 ) Die vom Geltungsbereich dieser Verordnung erfassten Personen werden im Folgenden als Mitarbeitende bezeichnet.
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§ 2
Personalentwicklung und Mitarbeitendenjahresgespräche

( 1 ) 1 Mitarbeitendenjahresgespräche sind wesentlicher Bestandteil einer systematischen und regelmäßigen Personalentwicklung.
2 In diesem Sinne dienen sie dazu,
  1. die Mitarbeitenden in ihrem Arbeitsumfeld wahrzunehmen,
  2. ihre Arbeitssituation, die Arbeitszufriedenheit, die Zusammenarbeit, die Motivation und das Ergebnis der Arbeit zu besprechen, zu reflektieren und geeignet weiterzuentwickeln,
  3. Ziele und Personalentwicklungsmaßnahmen sowie die konkrete Unterstützung bei der Umsetzung zu vereinbaren,
  4. dass Personalverantwortliche ihren Leitungs- und Führungsaufgaben gerecht werden.
( 2 ) 1 Mitarbeitendenjahresgespräche sind grundsätzlich einmal jährlich mit allen Mitarbeitenden zu führen. 2 Das Mitarbeitendenjahresgespräch entfällt bei Pfarrern, Pfarrerinnen und Pastorinnen in dem Jahr, in dem die gemeinsame Prüfung nach zehnjähriger Dienstzeit gemäß dem Pfarrerdienstrecht oder eine Visitation der Kirchengemeinde stattfindet; bei Kirchenbeamten und Kirchenbeamtinnen entfällt es in dem Jahr, in dem die periodische Beurteilung durchgeführt wird. 3 Im Übrigen kann das Mitarbeitendenjahresgespräch bei Vorliegen von dringenden Gründen im Einzelfall mit Genehmigung der für die Durchführung dieses Mitarbeitendenjahresgespräches Zuständigen maximal um ein Jahr verschoben oder ausgesetzt werden.
( 3 ) Mit Beurlaubten und geringfügig Beschäftigten wird das Mitarbeitendenjahresgespräch nicht geführt, es sei denn, es wird von ihnen beantragt.
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§ 3
Zuständigkeit

( 1 ) Zuständig für die Durchführung eines Mitarbeitendenjahresgespräches ist der oder die unmittelbar weisungsberechtigte Vorgesetzte, soweit sich aus den nachfolgenden Bestimmungen nichts anderes ergibt.
( 2 ) Auf Antrag des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin, welcher gegenüber dem oder der unmittelbaren Vorgesetzten zu begründen ist, oder auf Antrag des oder der unmittelbaren Vorgesetzten kann der oder die nächsthöhere Vorgesetzte eine andere Person mit der Durchführung des Mitarbeitendenjahresgespräches beauftragen.
( 3 ) 1 Bei Pfarrern, Pfarrerinnen und Pastorinnen im Gemeindedienst und bei Mitarbeitenden im Verkündigungsdienst ist der Superintendent oder die Superintendentin für die Durchführung des Mitarbeitendenjahresgespräches zuständig. 2 Unbeschadet der Gesamtverantwortung des Superintendenten oder der Superintendentin kann dieser oder diese seine oder ihre Stellvertretung (Oberpfarrer oder Oberpfarrerin) oder eine andere Person mit der Durchführung des Mitarbeitendenjahresgespräches beauftragen. 3 Insbesondere kann die Durchführung der Mitarbeitendenjahresgespräche für überwiegend im Schulbereich eingesetzte Mitarbeitende an den Schulbeauftragten oder die Schulbeauftragte und für gemeindepädagogische Mitarbeitende an den Fachreferenten oder die Fachreferentin delegiert werden. 4 Das Kirchenamt ist über den zuständigen Propst oder die zuständige Pröpstin bzw. den zuständigen Visitator oder die zuständige Pröpstin über die tatsächliche Durchführung der Mitarbeitendenjahresgespräche zu informieren.
( 4 ) 1 Die Pröpste und Pröpstinnen bzw. die Visitatoren und Visitatorinnen führen mit den Superintendenten und Superintendentinnen die Mitarbeitendenjahresgespräche. 2 Die Mitarbeitendenjahresgespräche mit den Pröpstinnen und Pröpsten bzw. Visitatoren und Visitatorinnen führt der (Landes-)Bischof oder die (Landes-)Bischöfin.
( 5 ) 1 Im Kirchenamt führt der jeweils zuständige (Landes-)Bischof oder die jeweils zuständige (Landes-)Bischöfin das Mitarbeitendenjahresgespräch mit dem Präsidenten oder der Präsidentin und dem Vizepräsidenten oder der Vizepräsidentin. 2 Der Präsident oder die Präsidentin führt die Mitarbeitendenjahresgespräche mit den weiteren Dezernenten und Dezernentinnen. 3 Diese führen die Mitarbeitendenjahresgespräche mit den Referatsleitern und Referatsleiterinnen sowie den Fachreferenten und Fachreferentinnen. 4 Die Referatsleiter und Referatsleiterinnen führen die Mitarbeitendenjahresgespräche mit den Sachgebietsleitern und Sachgebietsleiterinnen und, sofern keine andere Regelung getroffen wird, mit den weiteren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen des Referats.
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§ 4
Durchführung der Mitarbeitendenjahresgespräche

( 1 ) Beteiligte des Mitarbeitendenjahresgespräches (Gesprächsbeteiligte) sind der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin und die nach § 3 zuständige Person.
( 2 ) 1 Der Termin des Mitarbeitendenjahresgespräches ist auf Initiative des oder der für die Durchführung Zuständigen in der Regel mindestens zwei Wochen vorher zwischen den Beteiligten abzustimmen. 2 Für jedes Gespräch soll mindestens eine Stunde eingeplant werden.
( 3 ) 1 Das Mitarbeitendenjahresgespräch ist anhand eines Vorbereitungsbogens nach Maßgabe der Anlage zu dieser Verordnung zu führen. 2 Es umfasst folgende Schritte:
  1. Wahrnehmung und Wertschätzung der geleisteten Arbeit,
  2. Analyse der beruflichen Situation sowie gegenseitiger Rückmeldung zur Zusammenarbeit,
  3. Rückblick auf die im letzten Mitarbeitendenjahresgespräch vereinbarten Ziele, Personalentwicklungsmaßnahmen und deren Umsetzung,
  4. Vereinbarung der Ziele für die kommenden zwölf Monate,
  5. Festlegung von Personalentwicklungsmaßnahmen und deren Unterstützung.
( 4 ) 1 Die vereinbarten Ziele und Personalentwicklungsmaßnahmen sind in einer schriftlichen Vereinbarung festzuhalten. 2 Beide sind von den Gesprächsbeteiligten zu unterschreiben. 3 Der bzw. die Mitarbeitende erhält eine Kopie.
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§ 5
Vertraulichkeit; Behandlung von Unterlagen

( 1 ) 1 Das Mitarbeitendenjahresgespräch ist vertraulich. 2 Beide Gesprächsbeteiligte müssen sich über die Weitergabe von Informationen aus dem Gespräch einigen und schriftlich vereinbaren, was an wen weitergegeben werden soll.
( 2 ) 1 Die Vereinbarung gemäß § 4 Abs. 4 wird nicht Bestandteil der Personalakte. 2 Sie ist von den Gesprächsbeteiligten so zu verwahren, dass die Kenntnisnahme durch Dritte ausgeschlossen ist.
( 3 ) 1 Die Vereinbarung ist jeweils mit dem Abschluss einer neuen Vereinbarung zu vernichten. 2 Sie ist ferner zu vernichten, wenn
  1. der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Stelle wechselt,
  2. in der Person des oder der unmittelbaren Vorgesetzten eine Änderung eintritt.
( 4 ) Die Bestimmungen der Absätze 1 bis 3 gelten für alle weiteren im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung des Mitarbeitendenjahresgespräches erstellten Unterlagen (z. B. Vorbereitungsbögen) entsprechend.
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§ 6
Fortbildungspflicht

1 Die nach § 3 zur Durchführung von Mitarbeitendenjahresgesprächen Zuständigen sind im Rahmen der kirchlichen Fortbildungsordnungen verpflichtet, sich für die Aufgaben der Personalentwicklung fortzubilden. 2 Dies ist in der Regel durch die Teilnahme an angebotenen Qualifizierungsmaßnahmen nachzuweisen. 3 Über die Anerkennung sonstiger Qualifizierungsmaßnahmen entscheidet das Kirchenamt.
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§ 7
Handreichung

Nähere Angaben zu den Zielen, den Inhalten und der Durchführung der Mitarbeitendenjahresgespräche sind in einer vom Kirchenamt herausgegebenen Handreichung enthalten.
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§ 8
Auswertung der Mitarbeitendenjahresgespräche

( 1 ) 1 Die Mitarbeitendenjahresgespräche sind spätestens bis zum 31. Dezember 2007 erstmals auszuwerten. 2 Die Zeiträume der weiteren, in regelmäßigen Abständen vorzunehmenden Auswertungen werden durch das Kollegium des Kirchenamtes beschlossen. 3 Die Auswertung der Mitarbeitendenjahresgespräche soll dazu beitragen, dass ihre Qualität im Interesse der in § 2 festgelegten Ziele stetig verbessert wird.
( 2 ) 1 Die nach § 3 zuständigen Personen sind verpflichtet, die erforderlichen Auskünfte für eine Auswertung der Gespräche zu geben. 2 Den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen steht es frei, Auskunft darüber zu geben, wie sie ihre eigenen Mitarbeitendenjahresgespräche erlebt haben und welche Verbesserungsvorschläge sie zur Gestaltung dieser Gespräche haben.
( 3 ) 1 Die für die Auswertung erforderlichen Angaben sind anonymisiert zu erheben. 2 § 5 Abs. 1 Satz 1 gilt entsprechend.
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§ 9
Übergangsbestimmungen

( 1 ) Das jeweils erste Mitarbeitendenjahresgespräch nach dieser Verordnung ist
  • im Bereich der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Thüringen mit den in § 1 Abs. 1 Nr. 1 und 2 genannten Mitarbeitenden spätestens bis zum 31. Dezember 2005,
  • im Bereich der Evangelischen Kirche der Kirchenprovinz Sachsen mit den in § 1Abs. 1 Nr. 1 genannten Mitarbeitenden spätestens bis zum 30. Juni 2006 durchzuführen.
( 2 ) Das Mitarbeitendenjahresgespräch kann in Abstimmung zwischen der nach § 3 zuständigen Person und dem oder der nächsthöheren Vorgesetzten bis zum 31. Dezember 2007 abweichend von § 2 Abs. 2 im Abstand von bis zu zwei Jahren durchgeführt werden.
( 3 ) Bis zur Erarbeitung einer gemeinsamen Handreichung (§ 7) für den Bereich der Föderation, welche spätestens bis zum 31. Dezember 2007 zu erfolgen hat, sind die zum Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Verordnung in den Teilkirchen der Föderation vorhandenen Handreichungen zu verwenden.
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§ 10
Inkrafttreten

( 1 ) Diese Verordnung tritt am 1. Mai 2005 in Kraft.
( 2 ) Gleichzeitig treten außer Kraft:
  1. die Geschäftsanweisungen zur Einführung von Mitarbeitendenjahresgesprächen im Konsistorium der Evangelischen Kirche der Kirchenprovinz Sachsen Nr. 4/03 vom 9. Dezember 2003 und Nr. 2/04 vom 3. Juni 2004,
  2. die Verordnung der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Thüringen über die Einführung von Mitarbeitendenjahresgesprächen vom 25. November 2003 (ABl. ELKTh 2004 S. 7).