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Ordnung für das Zinzendorfhaus Neudietendorf
– Evangelisches Zentrum und Tagungs-
und Begegnungsstätte –

Vom 27. November 2007

(ABl. 2008 S. 30)

Das Kollegium des Kirchenamtes hat aufgrund von Artikel 14 Abs. 2 Nr. 1 und 8 der Vorläufigen Ordnung der Föderation Evangelischer Kirchen in Mitteldeutschland in seiner Sitzung am 27. November 2007 folgende Ordnung für das Evangelische Zentrum Zinzendorfhaus Neudietendorf und das Zinzendorfhaus Neudietendorf – Tagungs- und Begegnungsstätte beschlossen:
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1. Abschnitt:
Allgemeines

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§ 1
Sitz und Rechtsstellung

( 1 ) Das Zinzendorfhaus Neudietendorf ist Sitz des Evangelischen Zentrums Zinzendorfhaus Neudietendorf (im Folgenden: Evangelisches Zentrum) und des Zinzendorfhauses Neudietendorf – Tagungs- und Begegnungsstätte (im Folgenden: Tagungs- und Begegnungsstätte).
( 2 ) Das Evangelische Zentrum und die Tagungs- und Begegnungsstätte sind rechtlich unselbstständige Einrichtungen der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Thüringen.
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2. Abschnitt:
Das Evangelische Zentrum

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§ 2
Einrichtungen, Werke und Arbeitsstellen des Evangelischen Zentrums

( 1 ) Folgende kirchliche Einrichtungen, Werke und Arbeitsstellen der Föderation Evangelischer Kirchen in Mitteldeutschland (EKM) und der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Thüringen (ELKTh) mit Sitz im Zinzendorfhaus Neudietendorf bilden das Evangelische Zentrum:
  1. die Evangelische Akademie Thüringen (EAT),
  2. die Arbeitsstelle des Pädagogisch-Theologischen Instituts der EKM und der Evangelischen Landeskirche Anhalts (PTI) in Neudietendorf,
  3. die Arbeitsstelle des Gemeindekollegs der EKM – Zentrum für Beratung und Förderung der Gemeindearbeit,
  4. die Arbeitsstelle des Kinder- und Jugendpfarramtes der EKM,
  5. die Evangelische Jugend in Thüringen (EJTh)/der Bund Evangelischer Jugend in Mitteldeutschland (bejm),
  6. der Fachreferent für den Kirchlichen Dienst in der Arbeitswelt (KDA),
  7. die Regionale Studienleitung für die Vikarsausbildung der EKM,
  8. das Evangelische Medienzentrum – Bibliothek und Medienzentrale.
( 2 ) Weitere rechtlich selbstständige oder unselbstständige kirchliche Einrichtungen, Werke oder Arbeitsstellen der ELKTh, der EKM sowie anderer Landeskirchen oder gliedkirchlicher Zusammenschlüsse, die ihren Sitz in Neudietendorf haben, können auf Antrag Mitglied im Evangelischen Zentrum werden.
( 3 ) Über die Begründung und die Aufhebung des Sitzes von kirchlichen Einrichtungen, Werken oder Arbeitsstellen im Zinzendorfhaus Neudietendorf entscheiden die nach kirchlichem Recht zuständigen Organe.
( 4 ) Die Einrichtungen, Werke und Arbeitsstellen des Evangelischen Zentrums haben jeweils einen eigenen Leiter, der ihre Arbeit verantwortet, sowie einen eigenen Haushaltsplan und ein eigenes Budget.
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§ 3
Die Zentrumskonferenz

( 1 ) Die Zentrumskonferenz dient der Beratung und Entscheidung gemeinsamer Angelegenheiten der dem Evangelischen Zentrum angehörenden kirchlichen Einrichtungen, Werke und Arbeitsstellen.
( 2 ) 1 Der Zentrumskonferenz gehören an:
  1. die Leiter der kirchlichen Einrichtungen, Werke und Arbeitsstellen des Evangelischen Zentrums,
  2. der Geschäftsführer der Tagungs- und Begegnungsstätte.
2 Die Mitglieder der Zentrumskonferenz können sich im Fall der Verhinderung von einem Stellvertreter vertreten lassen.
( 3 ) Die Zentrumskonferenz hat insbesondere folgende Aufgaben:
  1. die Erarbeitung und Umsetzung von Leitbild und Konzeption für das Evangelische Zentrum,
  2. die Entscheidung über die Regelung gemeinsamer Angelegenheiten,
  3. die Gestaltung des geistlichen Lebens des Evangelischen Zentrums,
  4. die Festlegung von Regelungen für die Organisation der Zentralen Dienste und anderer gemeinsamer Angelegenheiten,
  5. die Beratung der Geschäftsleitung der Tagungs- und Begegnungsstätte und des Verwaltungsrates, insbesondere hinsichtlich des Leitbildes und der Konzeption der Tagungs- und Begegnungsstätte und deren Umsetzung,
  6. die Beratung zu Grundsatzfragen der Belegung der Tagungs- und Begegnungsstätte,
  7. die Beratung des Haushaltsplanentwurfs sowie der Jahresrechnung der Tagungs- und Begegnungsstätte, soweit das Evangelische Zentrum davon betroffen ist,
  8. die Wahl des Vorsitzenden der Zentrumskonferenz sowie dessen Stellvertreters,
  9. die Wahl eines Vertreters der Zentrumskonferenz sowie dessen Stellvertreters für den Verwaltungsrat.
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§ 4
Der Vorsitzende der Zentrumskonferenz

( 1 ) Die Zentrumskonferenz wählt aus ihrer Mitte für eine Amtszeit von jeweils zwei Jahren einen Vorsitzenden und dessen Stellvertreter.
( 2 ) Der Vorsitzende leitet die Sitzungen der Zentrumskonferenz und vertritt diese in der Öffentlichkeit.
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§ 5
Geschäftsgang der Zentrumskonferenz

( 1 ) 1 Die Zentrumskonferenz tagt in der Regel einmal im Monat. 2 Die Sitzungen der Zentrumskonferenz werden gemeinsam von dem Vorsitzenden der Zentrumskonferenz und dem Geschäftsführer der Tagungs- und Begegnungsstätte vorbereitet.
( 2 ) 1 Mindestens einmal im Jahr findet eine gemeinsame Beratung der Zentrumskonferenz mit dem fachlich zuständigen Dezernenten des Kirchenamtes und dem für das Zinzendorfhaus zuständigen Fachverantwortlichen des Kirchenamtes statt. 2 Im Übrigen können der Dezernent und der Fachverantwortliche jederzeit beratend an den Sitzungen der Zentrumskonferenz teilnehmen.
( 3 ) 1 Die Mitglieder der Zentrumskonferenz werden vom Vorsitzenden schriftlich unter Angabe der Tagesordnung mit einer Ladungsfrist von zwei Wochen zu den Sitzungen eingeladen. 2 Über die Teilnahme sachverständiger Gäste zu einzelnen Tagungsordnungspunkten einer Sitzung entscheidet der Vorsitzende.
( 4 ) 1 Die Zentrumskonferenz fasst ihre Beschlüsse mit der Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder. 2 Über die wesentlichen Beratungsergebnisse wird ein Protokoll aufgenommen, das vom Protokollanten zu unterzeichnen und allen Mitgliedern der Zentrumskonferenz unverzüglich zuzusenden ist. 3 Beschlüsse werden im Wortlaut protokolliert.
( 5 ) 1 Die Geschäftsführung der Zentrumskonferenz wird von dem Geschäftsführer der Tagungs- und Begegnungsstätte wahrgenommen. 2 Er handelt hierbei in vertrauensvoller Zusammenarbeit mit dem Vorsitzenden der Zentrumskonferenz nach dessen Weisungen und in dessen Auftrag.
( 6 ) 1 Der Vorsitzende der Zentrumskonferenz und der Geschäftsführer der Tagungs- und Begegnungsstätte überwachen in gemeinsamer Verantwortung die Umsetzung der Beschlüsse der Zentrumskonferenz. 2 Der Vorsitzende der Zentrumskonferenz und der Geschäftsführer vertreten das Evangelische Zentrum sowohl innerkirchlich als auch in der Öffentlichkeit gemeinsam.
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3. Abschnitt:
Die Tagungs- und Begegnungsstätte

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§ 6
Aufgaben der Tagungs- und Begegnungsstätte

( 1 ) Die Tagungs- und Begegnungsstätte hat insbesondere folgende Aufgaben:
  1. die Betreibung des Tagungshauses,
  2. die Erbringung von Zentralen Diensten sowie weiteren Serviceleistungen für die Einrichtungen, Werke und Arbeitsstellen des Evangelischen Zentrums.
( 2 ) Die kirchlichen Einrichtungen, Werke und Arbeitsstellen sind Nutzer der Tagungs- und Begegnungsstätte.
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§ 7
Geschäftsleitung der Tagungs- und Begegnungsstätte

( 1 ) 1 Die Tagungs- und Begegnungsstätte wird von einem Geschäftsführer geleitet. 2 Der Geschäftsführer ist für die Verwaltung und die wirtschaftliche Betriebsführung des Zinzendorfhauses verantwortlich. 3 Zu seinen Aufgaben gehört insbesondere:
  1. die Erledigung der laufenden Geschäfte und Verwaltungsangelegenheiten der Tagungs- und Begegnungsstätte im Rahmen des Leitbildes und der Konzeption,
  2. die Vermarktung der Tagungs- und Begegnungsstätte (Werbung etc.) einschließlich der Verhandlungen mit den Veranstaltern,
  3. die Aufstellung und Pflege des Belegungskalenders für den Tagungs- und Übernachtungsbetrieb,
  4. die Organisation der Zentralen Dienste und der weiteren Serviceleistungen für das Evangelische Zentrum entsprechend den Festlegungen der Zentrumskonferenz,
  5. die Einstellung des Personals der Tagungs- und Begegnungsstätte sowie die Wahrnehmung der Dienst- und Fachaufsicht über das Personal,
  6. die Erstellung des Haushaltsplanentwurfs für die Tagungs- und Begegnungsstätte und Vorlage desselben an den Verwaltungsrat,
  7. die laufende Überwachung des Haushaltsplanes,
  8. die Vorlage der Jahresrechnung und des Jahresberichtes der Tagungs- und Begegnungsstätte an den Verwaltungsrat,
  9. die Vertretung der Tagungs- und Begegnungsstätte in der Öffentlichkeit und im Rechtsverkehr,
  10. die regelmäßige Unterrichtung der Zentrumskonferenz über den Stand der Belegung des Tagungshauses sowie über besondere Gäste des Zinzendorfhauses,
  11. die Erledigung der laufenden Angelegenheiten der Zentrumskonferenz nach Weisung und im Auftrag des Vorsitzenden der Zentrumskonferenz,
  12. die Überwachung der Umsetzung der Beschlüsse der Zentrumskonferenz gemeinsam mit deren Vorsitzenden,
  13. die beratende Teilnahme an den Sitzungen des Verwaltungsrates.
( 2 ) 1 Der Geschäftsführer erfüllt seine Aufgaben entsprechend der ihm erteilten Dienstanweisung im Rahmen des Jahreswirtschaftsplans des Zinzendorfhauses und ist für die Einhaltung des Budgets verantwortlich. 2 Er untersteht der Dienst- und Fachaufsicht des für das Zinzendorfhaus zuständigen Fachverantwortlichen des Kirchenamtes, der die Fachaufsicht im Benehmen mit dem Verwaltungsrat ausübt.
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§ 8
Belegung der Tagungs- und Begegnungsstätte

( 1 ) Der Geschäftsführer der Tagungs- und Begegnungsstätte verantwortet die Aufstellung und die Pflege des Belegungsplanes für den Tagungs- und den Übernachtungsbetrieb der Tagungs- und Begegnungsstätte.
( 2 ) 1 Die bis zum 15. Juni des laufenden Jahres eingehenden Reservierungswünsche der kirchlichen Einrichtungen, Werke und Arbeitsstellen des Evangelischen Zentrums für das übernächste Kalenderjahr sind vorrangig zu berücksichtigen. 2 Andere Buchungswünsche dürfen erst nach diesem Termin rechtsverbindlich bestätigt werden. 3 Über Ausnahmen entscheidet die Zentrumskonferenz.
( 3 ) Über die Einzelheiten der Belegung sowie der Nutzung der Tagungs- und Begegnungsstätte entscheidet der Geschäftsführer unter Berücksichtigung der vereinbarten Nutzungszwecke, der Anzahl der Gäste und des Nutzungsumfangs.
( 4 ) 1 Mit den Nutzern der Tagungs- und Begegnungsstätte wird eine schriftliche Vereinbarung über den Termin, die Dauer, den Umfang und den Preis der jeweiligen Belegung abgeschlossen. 2 In dieser Vereinbarung ist ausdrücklich auf die Stornierungsfristen sowie die Pflicht des Vertragspartners zur Leistung von Schadensersatz (Stornierungskosten) bei Nichtbeachtung der Stornierungsfristen hinzuweisen. 3 Die Tagungs- und Begegnungsstätte ist berechtigt, auch von den Einrichtungen, Werken und Arbeitsstellen des Evangelischen Zentrums Stornierungskosten entsprechend der Nutzungsvereinbarung zu verlangen.
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§ 9
Kassengemeinschaft

( 1 ) Die kirchlichen Einrichtungen, Werke und Arbeitsstellen des Evangelischen Zentrums bilden eine Kassengemeinschaft, die durch eine gemeinsame Buchhaltung verwaltet wird.
( 2 ) Das Nähere wird durch das für Finanzwesen zuständige Dezernat des Kirchenamtes im Benehmen mit der Zentrumskonferenz festgelegt.
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§ 10
Zentrale Dienste und Serviceleistungen

( 1 ) 1 Die Tagungs- und Begegnungsstätte leistet zentrale Dienste für die kirchlichen Einrichtungen, Werke und Arbeitsstellen des Evangelischen Zentrums. 2 Zu den zentralen Diensten gehören insbesondere:
  1. die gemeinsame Buchhaltung,
  2. die Bereitstellung, Pflege und Wartung eines IT-Netzwerkes.
( 2 ) 1 Die Kosten der zentralen Dienste werden anteilig auf die Einrichtungen, Werke und Arbeitsstellen des Evangelischen Zentrums umgelegt. 2 Die Kosten sonstiger Serviceleistungen werden der Einrichtung, die diese in Anspruch nimmt, zu den in der Tagungs- und Begegnungsstätte geltenden üblichen Bedingungen in Rechnung gestellt.
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4. Abschnitt:
Der Verwaltungsrat

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§ 11
Zusammensetzung des Verwaltungsrates

( 1 ) Dem Verwaltungsrat gehören an:
  1. mit Stimmrecht:
    1. der für Tagungshäuser zuständige Dezernent des Kirchenamtes,
    2. ein Vertreter der Zentrumskonferenz,
    3. der für das Zinzendorfhaus zuständige Fachverantwortliche des Kirchenamtes,
  2. mit beratender Stimme der Geschäftsführer der Tagungs- und Begegnungsstätte.
( 2 ) Die Mitglieder des Verwaltungsrates können sich im Fall der Verhinderung durch einen Stellvertreter vertreten lassen.
( 3 ) Der Vertreter der Zentrumskonferenz sowie sein Stellvertreter werden von der Zentrumskonferenz aus deren Mitte für eine Amtszeit von jeweils vier Jahren gewählt.
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§ 12
Aufgaben des Verwaltungsrates

( 1 ) Der Verwaltungsrat berät und überwacht die Arbeit der Tagungs- und Begegnungsstätte und koordiniert die Zusammenarbeit mit dem Evangelischen Zentrum.
( 2 ) Der Verwaltungsrat hat insbesondere folgende Aufgaben:
  1. die Beratung, Verabschiedung und Evaluation der Umsetzung des Leitbildes sowie des Konzeptes für die wirtschaftliche Entwicklung der Tagungs- und Begegnungsstätte,
  2. die Beratung und Verabschiedung des Haushaltsplanentwurfs der Tagungs- und Begegnungsstätte,
  3. die Entgegennahme der Jahresrechnung der Tagungs- und Begegnungsstätte sowie des Jahresberichtes des Geschäftsführers,
  4. die Entlastung des Geschäftsführers der Tagungs- und Begegnungsstätte,
  5. die Mitwirkung bei der Einstellung des Geschäftsführers,
  6. die Entscheidung bei Meinungsverschiedenheiten zwischen dem Evangelischen Zentrum und der Geschäftsleitung der Tagungs- und Begegnungsstätte.
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§ 13
Vorsitzender des Verwaltungsrates

( 1 ) Der Verwaltungsrat wählt aus seiner Mitte einen Vorsitzenden und dessen Stellvertreter für eine Amtszeit von jeweils vier Jahren.
( 2 ) Der Vorsitzende des Verwaltungsrates hat insbesondere folgende Aufgaben:
  1. Er vertritt den Verwaltungsrat gegenüber den kirchlichen Organen und in der Öffentlichkeit.
  2. Er leitet die Sitzungen des Verwaltungsrates.
  3. Er überwacht die Umsetzung der Beschlüsse des Verwaltungsrates.
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§ 14
Geschäftsgang des Verwaltungsrates

( 1 ) 1 Der Verwaltungsrat kommt mindestens zweimal im Jahr auf Einladung des Vorsitzenden zu einer ordentlichen Sitzung zusammen. 2 Die Einladung erfolgt schriftlich unter Angabe der Tagesordnung mit einer Ladungsfrist von mindestens zwei Wochen. 3 Über die Teilnahme sachverständiger Gäste zu einzelnen Tagesordnungspunkten entscheidet der Vorsitzende.
( 2 ) 1 Der Verwaltungsrat ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder an der Sitzung teilnimmt. 2 Der Verwaltungsrat fasst seine Beschlüsse mit der Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder. 3 Über die wesentlichen Beratungsergebnisse wird ein Protokoll aufgenommen, das von dem Vorsitzenden und dem Protokollanten zu unterzeichnen und allen Mitgliedern des Verwaltungsrates unverzüglich zuzusenden ist. 4 Beschlüsse sind im Wortlaut zu protokollieren. 5 Mit der Protokollführung kann der Vorsitzende einen Mitarbeiter des Kirchenamtes, des Evangelischen Zentrums oder der Tagungs- und Begegnungsstätte beauftragen.
( 3 ) 1 Die Erledigung der laufenden Angelegenheiten des Verwaltungsrates obliegt der Geschäftsstelle des Verwaltungsrates. 2 Diese wird vom Verwaltungsrat bestimmt und handelt nach Weisung des Vorsitzenden des Verwaltungsrates und in dessen Auftrag.
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5. Abschnitt:
Schlussbestimmungen

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§ 15
Gleichstellungsklausel

Die in dieser Geschäftsordnung verwendeten Personen-,
Funktions- und Amtsbezeichnungen gelten für Frauen und
Männer in gleicher Weise.
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§ 16
Überprüfung

Die Ordnung ist 2012 zu überprüfen.
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§ 17
Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt am 1. November 2007 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Geschäftsordnung für das Zinzendorfhaus Neudietendorf – Haus der Bildung und Begegnung der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Thüringen vom 13. Juli 1999 (ABl. ELKTh S. 154) außer Kraft.