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Geltungszeitraum von: 26.04.1963

Geltungszeitraum bis: 15.04.2016

Dienstanweisung für kirchliche Archivpfleger

Beschluss der Kirchenleitung vom 13. Februar 1963

(ABl. EKKPS S. 26)

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I. Allgemeines

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§ 1

( 1 ) 1 Der Archivpfleger wird nach Artikel 86 GrO. durch den Kreiskirchenrat bestellt und durch das Konsistorium bestätigt. 2 Er kann nur mit seinem Einverständnis bestellt werden.
( 2 ) 1 Bei der Verpflichtung für sein Amt werden ihm ein vom Konsistorium ausgestellter Ausweis sowie die für den Dienst erforderlichen Unterlagen durch den Superintendenten ausgehändigt.
2 Über die Verpflichtung und Übergabeverhandlung ist eine Niederschrift anzufertigen.
( 3 ) Werden für einen Kirchenkreis mehrere Archivpfleger bestellt, so vereinbart der Superintendent mit ihnen die Abgrenzung ihrer Bezirke und teilt dies dem Konsistorium mit.
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§ 2

( 1 ) 1 Der Archivpfleger übt seinen Dienst unentgeltlich aus. 2 Auslagen für unvermeidlichen Geschäftsaufwand werden ihm erstattet. 3 Die Nachweisungen sind vierteljährlich oder spätestens am Ende eines Rechnungsjahres dem Kreiskirchenrat zur Erstattung vorzulegen.
4 Reisekostenentschädigungen erhält der Archivpfleger nach den Bestimmungen für Bezirksreisen aufgrund des Kirchengesetzes über Reisekostenvergütung vom 5. Juni 1958 (ABl. S. 47).
( 2 ) Der Kreiskirchenrat kann bestimmen, dass dem Archivpfleger eine jährliche Pauschalentschädigung zur Abgeltung seiner Unkosten für Geschäftsaufwand und Dienstreisen gewährt wird.
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§ 3

( 1 ) 1 Das Amt des kirchlichen Archivpflegers dient dem Schutz des in seinem Bereich befindlichen kirchlichen Archivgutes sowie des Schriftguts der gegenwärtigen Verwaltungstätigkeit (Registraturgut). 2 Es erfordert gegenseitiges Vertrauen und gute Zusammenarbeit mit allen an der Verwaltung und Betreuung von Schriftgut Beteiligten und verpflichtet zur Verschwiegenheit gegenüber Außenstehenden.
( 2 ) 1 Der Archivpfleger versieht seinen Dienst nach den Anleitungen des Konsistoriums. 2 Der Vermittlung fachlicher Kenntnisse dienen Fortbildungslehrgänge und Arbeitstagungen.
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§ 4

( 1 ) 1 Der Archivpfleger führt besondere Akten, in welche der gesamte Schriftwechsel in Angelegenheiten der Archivpflege aufzunehmen ist. 2 Es genügt dafür im allgemeinen ein Aktenordner, dessen 1. Teil die Generalia (z. B. Rundverfügungen und Richtlinien des Konsistoriums – Abt. Archivwesen) umfasst, während im 2. Teil, nach Orten alphabetisch geordnet, die Aufzeichnungen (Berichte, Aktenvermerke usw.) über Besuche von Archiven und Registraturen enthalten sind.
( 2 ) 1 Die Akten des Archivpflegers sind Bestandteil der Ephoralregistratur. 2 Sie sind dort in das Aktenverzeichnis aufzunehmen mit der Anmerkung, dass sie sich in Händen des Archivpflegers befinden.
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§ 5

1 Seinen Rücktritt vom Amt hat der Archivpfleger mindestens drei Monate vorher dem Kreiskirchenrat anzuzeigen. 2 Er soll den Nachfolger in das Aufgabengebiet des Archivpflegers einführen. 3 Die aus der Tätigkeit als Archivpfleger erwachsenen Akten sind nach der Amtsniederlegung in geordnetem Zustand dem Superintendenten zu übergeben. 4 Hierüber ist eine Niederschrift anzufertigen.
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II. Aufgaben des Archivpflegers

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§ 6

( 1 ) 1 Der Archivpfleger ist Helfer und Berater des Superintendenten und der Pfarrer seines Bereichs in allen Angelegenheiten des Archiv- und Registraturwesens. 2 Er soll allgemein das Verständnis für die Bedeutung des Archivgutes und seine Pflege sowie für eine ordnungsgemäße Verwaltung des laufenden Schriftgutes wecken.
( 2 ) 1 Durch Anleitung oder nötigenfalls unmittelbare Unterstützung soll er erreichen, dass bei allen Pfarrämtern seines Bereichs das Archivgut vollständig erfasst, geordnet, vorschriftsmäßig verzeichnet und sachgemäß untergebracht wird. 2 Er soll darauf hinwirken, dass der Ordnung des laufenden Schriftguts der für die Kirchenprovinz gültige Aktenplan zugrunde gelegt wird. 3 Durch wiederkehrende Prüfungen soll er darüber wachen, dass die Archivalien und das laufende Schriftgut ständig ordnungsmäßig verwahrt und verwaltet werden.
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§ 7

1 Das Archivgut einer Kirchengemeinde oder eines Kirchenkreises besteht aus Urkunden, Akten, Kirchenbüchern, Amtsbüchern (auch Geschäftsbücher oder archivalische Bücher genannt), Rechnungen und sonstigem Dokumentationsgut (Handschriften, Inkunabeln, Drucke kirchengeschichtlichen, liturgischen und kirchenrechtlichen Inhalts, Gesangbücher, Noten, Gelegenheitsschriften, Nachlässe, Bilder, Karten, Siegel usw.) soweit es nicht Teil einer geordneten Bibliothek ist. 2 Auf die vollständige Erfassung ist besonders zu achten.
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§ 8

( 1 ) 1 Bei der Prüfung eines Archivs ist vom Archivpfleger auf folgendes zu achten:
  1. Die ordnungsmäßige Erhaltung des Archivgutes ist nur gesichert, wenn es in einem geeigneten, verschließbaren, trockenen und lüftbaren Raume untergebracht ist und in gutem Zustande gehalten wird. 2 Eine Unterbringung auf Dachböden ist feuerpolizeilich verboten. 3 Bei vakanten, vor allem dauernd vakanten Pfarrstellen ist dafür zu sorgen, dass das Pfarrarchiv sicher verwahrt bleibt.
  2. 4 Ein Archiv kann nur dann als benutzbar gelten, wenn es sorgfältig geordnet und ein genaues Findbuch vorhanden ist. 5 Wo noch kein Findbuch aufgestellt ist, muss es angelegt werden; jedoch sollte die Reinschrift erst angefertigt werden, nachdem der Archivpfleger das Archiv überprüft hat.
( 2 ) Jede Prüfung soll sich auch auf die Feststellung erstrecken,
  1. Ob Archiv und Registratur ordnungsgemäß getrennt sind,
  2. ob die Akten richtig nach der Archivsignatur geordnet sind,
  3. ob die Akten ordnungsmäßig beschriftet sind und der Inhalt der Beschriftung entspricht,
  4. ob für Akten verschiedenen Inhalts die erforderlichen Verweiszettel angefertigt sind.
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§ 9

( 1 ) Der Archivpfleger soll darüber wachen, dass die Richtlinien über das Ausscheiden und Vernichten von wertlosem Schriftgut eingehalten werden und keine eigenmächtige Kassation von Schriftgut erfolgt.
( 2 ) 1 Der Archivpfleger soll darauf achten, dass kein Archivgut veräußert oder an nichtkirchliche Stellen abgegeben wird. 2 Werden ihm solche Fälle bekannt, so hat er sofort dem Konsistorium zu berichten. 3 Kann ein Archiv aus Raummangel keine weiteren Archivalien mehr aufnehmen, so ist umgehend das Konsistorium darüber zu unterrichten.
( 3 ) 1 Der Archivpfleger soll feststellen, ob und welche kirchlichen Archivalien aus dem Kirchenkreis bereits an nichtkirchliche Archive abgegeben worden sind. 2 Hierbei ist zu ermitteln, ob ein ordnungsmäßiger Verwahrungsvertrag abgeschlossen worden ist. 3 Nach Möglichkeit ist eine Abschrift dieses Vertrages dem Konsistorium zu übersenden.
( 4 ) 1 Der Archivpfleger soll die Archivalien fremder Herkunft (Provenienz), soweit sie ihm bekannt werden, aussondern und besonders verwahren lassen. 2 Dem Konsistorium ist über ihren Inhalt und Umfang zu berichten.
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§ 10

Der Archivpfleger soll darauf hinwirken, dass Archivalien, die durch Alter, Inhalt oder äußere Form besonders wertvoll oder für die kirchengeschichtliche Forschung von Bedeutung sind, auf einem Einlageblatt zum Findbuch noch einmal besonders vermerkt werden.
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III. Arbeitsgrundsätze

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§ 11

( 1 ) Der Archivpfleger gibt in Erfüllung seiner Aufgaben Hinweise und Anregungen auf Pfarrkonventen oder bei sonstigen Gelegenheiten, vor allem bei Besuchen in den Pfarrhäusern.
( 2 ) 1 Solche Besuche finden statt:
  1. im Einzelfall auf Anordnung des Konsistoriums, des Superintendenten oder auf Wunsch des Pfarrers zur Beratung und Unterstützung beim Ordnen des Archivs oder der Registratur;
  2. planmäßig in der Weise, dass jährlich mindestens zwei Archive überprüft werden. 2 Der Besuchsplan soll mit dem Superintendenten besprochen werden.
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§ 12

1 Im Zusammenhang mit einer Visitation kann dem Archivpfleger eine Prüfung des Archivs und der Registratur aufgegeben werden. 2 In diesem Falle hat er der Visitationskommission des Kirchenkreises einen Prüfungsbericht zur Verwertung im Visitationsbericht vorzulegen.
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§ 13

( 1 ) 1 Bei Übergabe eines Pfarrarchivs ist der Archivpfleger zu beteiligen. 2 Die Übernahmebescheinigung ist von ihm mitzuzeichnen.
( 2 ) In besonderen Fällen kann der Kreiskirchenrat den Archivpfleger beauftragen, eine ins einzelne gehende Übergabe des Pfarrarchivs vorzubereiten.
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§ 14

1 Der Archivpfleger berichtet auf dem Dienstwege dem Konsistorium:
  1. regelmäßig einmal im Jahre im Laufe des Monats Februar zusammenfassend über die im letzten Jahre geleistete Arbeit;
  2. wenn er ein Archiv erstmalig aufgrund der geltenden Bestimmungen überprüft und als ordnungsgemäß eingerichtet anerkannt hat;
  3. wenn er besondere Mängel feststellt oder auf Schwierigkeiten stößt, die er nicht selbst beheben kann, oder wenn ihm der Verlust von Archivgut bekannt wird;
  4. wenn er in einem Archiv besonders wertvolle Einzelstücke findet, über die das Konsistorium möglicherweise noch nicht unterrichtet ist;
  5. wenn er feststellt, dass ein Archiv in einem für die ordnungsmäßige Erhaltung ungeeigneten Raume untergebracht ist, und er nicht selbst die nötige Abhilfe erwirken kann. 2 Sind für eine solche bauliche Veränderungen erforderlich, so macht er hierfür geeignete Vorschläge.