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Ordnung für das Evangelische Zentrum Kloster Drübeck

Vom 15. Mai 2012

(ABl. S. 194)

Das Kollegium des Landeskirchenamtes hat aufgrund von Artikel 63 Absatz 2 Nummer 1 und 7 der Verfassung der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland (Kirchenverfassung EKM – KVerfEKM) vom 5. Juli 2008 (ABl. S. 183) die folgende Ordnung beschlossen:
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1. Abschnitt:
Das Evangelische Zentrum Kloster Drübeck und seine Einrichtungen

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§ 1
Rechtsstellung, Zweck, mitwirkende Einrichtungen

( 1 ) 1 Das Evangelische Zentrum Kloster Drübeck (im Folgenden: Evangelisches Zentrum) ist eine rechtlich unselbstständige Einrichtung in Rechtsträgerschaft der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland (im Folgenden: EKM). 2 Es soll als ein geistlicher Ort der EKM mit einem kulturellen Profil Möglichkeiten der Begegnung, Bildung, Einkehr und Meditation bieten.
( 2 ) Folgende Einrichtungen der EKM mit Sitz im Kloster Drübeck wirken im Evangelischen Zentrum zusammen:
  1. das Pädagogisch-Theologische Institut der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland und der Evangelischen Landeskirche Anhalts mit der am Standort Drübeck integrierten Fachschule für Gemeindepädagogik,
  2. das Pastoralkolleg der EKM,
  3. das „Haus der Stille“ der EKM,
  4. das Evangelische Zentrum Kloster Drübeck – Tagungs- und Begegnungsstätte (im Folgenden: Tagungs- und Begegnungsstätte).
( 3 ) Weitere Einrichtungen und Arbeitsstellen der EKM, anderer Gliedkirchen der Evangelischen Kirche in Deutschland oder der gliedkirchlichen Zusammenschlüsse können ihren Sitz im Kloster Drübeck haben und im Evangelischen Zentrum mitwirken.
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§ 2
Das Zusammenwirken der Einrichtungen

( 1 ) Die im Evangelischen Zentrum zusammenwirkenden kirchlichen Einrichtungen sollen in gemeinsamer Verantwortung das Kloster Drübeck
  1. als einen geistlichen Ort der EKM mit einem kulturellen Profil weiterentwickeln,
  2. als einen Ort evangelischer Bildung profilieren,
  3. als einen Ort der Gastfreundlichkeit pflegen,
  4. als einen Ort der gegenseitigen Unterstützung und Förderung kirchlicher Arbeit wahrnehmen sowie
  5. als eine Wirkungsstätte der Vernetzung kirchlicher Arbeit und des gemeinsamen Austauschs nutzen.
( 2 ) Die zusammenwirkenden Einrichtungen bleiben organisatorisch unabhängig und arbeiten nach Maßgabe der kirchlichen Ordnung, insbesondere der für sie geltenden Rechtsnormen.
( 3 ) 1 Die im Evangelischen Zentrum zusammenwirkenden Einrichtungen sind vorrangige Nutzer der Tagungs- und Begegnungsstätte. 2 Das Nähere zur Nutzung kann der Verwaltungsrat durch eine Ordnung regeln.
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§ 3
Die Zentrumskonferenz

( 1 ) 1 Die Zentrumskonferenz dient der Beratung und Entscheidung gemeinsamer Angelegenheiten der im Evangelischen Zentrum zusammenwirkenden kirchlichen Einrichtungen. 2 Sie hat insbesondere folgende Aufgaben:
  1. die Gestaltung des geistlichen Lebens im Kloster Drübeck,
  2. die Weiterentwicklung des kulturellen Profils des Klosters Drübeck,
  3. die Erarbeitung und Umsetzung des Leitbildes und der Konzeption des Evangelischen Zentrums,
  4. die Regelung der Zusammenarbeit der mitwirkenden Einrichtungen im Evangelischen Zentrum,
  5. die Absprache zur Belegung der Tagungs- und Begegnungsstätte durch die im Evangelischen Zentrum mitwirkenden Einrichtungen,
  6. die Absprache zur Organisation der Zentralen Dienste und der sonstigen Dienstleistungen im Rahmen dieser Ordnung,
  7. die Wahl des Vorsitzenden der Zentrumskonferenz und dessen Stellvertreters aus ihrer Mitte für eine Amtszeit von zwei Jahren.
1 Die Wiederwahl der nach Satz 2 Nummer 7 Gewählten ist zulässig. 2 Der Geschäftsführer der Tagungs- und Begegnungsstätte ist nicht gemäß Satz 2 Nummer 7 wählbar.
( 2 ) 1 Unbeschadet Absatz 1 Satz 4 gehören die Leiter der in § 1 Absatz 2 und 3 genannten Einrichtungen der Zentrumskonferenz gleichberechtigt mit Stimmrecht an. 2 Sie können sich im Falle der Verhinderung durch einen Stellvertreter vertreten lassen.
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§ 4
Der Geschäftsgang der Zentrumskonferenz

( 1 ) Die Zentrumskonferenz tagt in der Regel einmal im Monat.
( 2 ) 1 Mindestens einmal im Jahr findet eine gemeinsame Beratung der Zentrumskonferenz mit dem fachlich zuständigen Dezernenten und dem fachlich zuständigen Referenten des Landeskirchenamtes statt. 2 Diese können darüber hinaus jederzeit beratend an den Sitzungen der Zentrumskonferenz teilnehmen.
( 3 ) 1 Den Leiter der Bibliothek im Kloster Drübeck kann der Vorsitzende als Gast zu den Sitzungen der Zentrumskonferenz zulassen. 2 Über die Teilnahme weiterer sachverständiger Gäste zu einzelnen Tagesordnungspunkten entscheidet der Vorsitzende.
( 4 ) 1 Die Sitzungen der Zentrumskonferenz werden gemeinsam vom Vorsitzenden und vom Geschäftsführer der Tagungs- und Begegnungsstätte vorbereitet. 2 Die Sitzungsleitung obliegt dem Vorsitzenden.
( 5 ) 1 Die Mitglieder der Zentrumskonferenz werden vom Vorsitzenden schriftlich unter Angabe der Tagesordnung mit einer Ladungsfrist von mindestens zwei Wochen zu den Sitzungen eingeladen. 2 Dem Landeskirchenamt ist ein Einladungsschreiben zuzuleiten.
( 6 ) 1 Die Zentrumskonferenz trifft ihre Entscheidungen durch Beschluss. 2 Sie ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte ihrer Mitglieder an der Sitzung teilnimmt. 3 Sie fasst ihre Beschlüsse mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen. 4 Stimmenthaltungen bleiben unberücksichtigt.
( 7 ) 1 Über die wesentlichen Beratungsergebnisse der Zentrumskonferenz wird ein Protokoll aufgenommen. 2 Beschlüsse sind im Wortlaut zu protokollieren. 3 Das vom Protokollanten unterzeichnete Protokoll ist den Mitgliedern der Zentrumskonferenz und dem Landeskirchenamt unverzüglich zuzusenden.
( 8 ) Die Geschäftsführung der Zentrumskonferenz obliegt dem Geschäftsführer der Tagungs- und Begegnungsstätte.
( 9 ) 1 Der Vorsitzende der Zentrumskonferenz und der Geschäftsführer der Tagungs- und Begegnungsstätte überwachen in gemeinsamer Verantwortung die Umsetzung der Beschlüsse der Zentrumskonferenz. 2 Gemeinsam vertreten sie das Evangelische Zentrum innerkirchlich und in der Öffentlichkeit.
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2. Abschnitt:
Die Tagungs- und Begegnungsstätte

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§ 5
Rechtsstellung und Aufgaben der Tagungs- und Begegnungsstätte

1 Die Tagungs- und Begegnungsstätte ist eine rechtlich unselbstständige Einrichtung in Rechtsträgerschaft der EKM. 2 Sie unterstützt die Arbeit der anderen im Evangelischen Zentrum mitwirkenden kirchlichen Einrichtungen
  1. durch den Betrieb der Tagungs- und Übernachtungshäuser sowie
  2. durch die Erbringung von Zentralen Diensten und sonstigen Serviceleistungen.
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§ 6
Die Geschäftsleitung der Tagungs- und Begegnungsstätte

( 1 ) 1 Die Tagungs- und Begegnungsstätte wird von einem Geschäftsführer unter Beachtung des geistlichen und kulturellen Profils des Klosters Drübeck sowie der im Evangelischen Zentrum geltenden Leitlinien und Konzeptionen geleitet.
( 2 ) 1 Der Geschäftsführer ist im Rahmen der ihm erteilten Dienstanweisung für die Verwaltung und die wirtschaftliche Betriebsführung der Tagungs- und Begegnungsstätte sowie für die Umsetzung der Beschlüsse des Verwaltungsrates verantwortlich. 2 Ihm obliegen insbesondere:
  1. die Erledigung der laufenden Geschäfte und Verwaltungsangelegenheiten der Tagungs- und Begegnungsstätte,
  2. die Vertretung der Rechtsträgerin der Tagungs- und Begegnungsstätte in der Öffentlichkeit und im Rechtsverkehr,
  3. die Organisation von Zentralen Diensten und sonstigen Serviceleistungen entsprechend den in der Zentrumskonferenz getroffenen Absprachen,
  4. die Begründung und Beendigung von Arbeitsverhältnissen mit dem Personal der Tagungs- und Begegnungsstätte,
  5. die Wahrnehmung der Dienst- und Fachaufsicht über das Personal der Tagungs- und Begegnungsstätte,
  6. die Erstellung des Haushaltsplanentwurfs für die Tagungs- und Begegnungsstätte einschließlich dessen Vorlage an den Verwaltungsrat,
  7. die laufende Überwachung des Haushaltsplans der Tagungs- und Begegnungsstätte,
  8. die Vorlage der Jahresrechnung und des Jahresberichts der Tagungs- und Begegnungsstätte an den Verwaltungsrat,
  9. die Mitwirkung in der Zentrumskonferenz einschließlich deren regelmäßigen Information über die Belegung der Tagungs- und Begegnungsstätte,
  10. die Geschäftsführung der Zentrumskonferenz,
  11. die Überwachung der Umsetzung der Beschlüsse der Zentrumskonferenz gemäß § 4 Absatz 9,
  12. die beratende Mitwirkung im Verwaltungsrat.
( 3 ) 1 Der Geschäftsführer wird vom Landeskirchenamt im Benehmen mit dem Verwaltungsrat bestellt. 2 Er untersteht der Dienst- und Fachaufsicht des fachlich zuständigen Referenten des Landeskirchenamtes. 3 Dieser übt die Fachaufsicht im Benehmen mit dem Verwaltungsrat aus.
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§ 7
Die Belegung der Tagungs- und Begegnungsstätte

( 1 ) 1 Der Geschäftsführer der Tagungs- und Begegnungsstätte ist für die Aufstellung und die Pflege des Belegungsplans des Tagungs- und Übernachtungsbetriebs verantwortlich. 2 Bei der Belegung, insbesondere auch bei der Vergabe der für unterschiedliche Bedürfnisse ausgestatteten Tagungsräume, hat er § 2 Absatz 3 zu beachten.
( 2 ) 1 Die bis zum 15. Juni des laufenden Jahres zugehenden Belegungswünsche der im Evangelischen Zentrum mitwirkenden Einrichtungen für das übernächste Kalenderjahr hat der Geschäftsführer vorrangig zu berücksichtigen. 2 Andere Belegungswünsche darf er erst nach diesem Stichtag rechtsverbindlich bestätigen. 3 Ausnahmen bedürfen des Einvernehmens in der Zentrumskonferenz.
( 3 ) Die Entscheidungen über Einzelheiten der Belegung und Nutzung der Tagungs- und Begegnungsstätte trifft der Geschäftsführer unter Berücksichtigung der vereinbarten Nutzungszwecke, der Anzahl der Gäste und des Nutzungsumfangs im Rahmen der Beschlussfassung des Verwaltungsrates.
( 4 ) 1 Mit den Nutzern der Tagungs- und Begegnungsstätte ist eine schriftliche Vereinbarung über den Termin, die Dauer, den Umfang und den Preis der jeweiligen Belegung abzuschließen. 2 In dieser Vereinbarung hat ein ausdrücklicher Hinweis auf die Stornierungsfristen sowie auf die Pflicht des Vertragspartners zur Leistung von Schadensersatz (Stornierungskosten) bei Nichtbeachtung der Stornierungsfristen zu erfolgen.
( 5 ) Der Geschäftsführer ist berechtigt, auch von kirchlichen Einrichtungen Stornierungskosten entsprechend den für die Tagungs- und Begegnungsstätte geltenden üblichen Bedingungen zu verlangen.
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§ 8
Zentrale Dienste und sonstige Serviceleistungen

( 1 ) Die Tagungs- und Begegnungsstätte erbringt Zentrale Dienste für die im Evangelischen Zentrum mitwirkenden Einrichtungen insbesondere
  1. durch eine gemeinsame Buchhaltung,
  2. durch die Bereitstellung, Pflege und Wartung eines IT-Netzwerkes,
  3. durch die Beschaffung und Ausgabe von Büro- und Moderationsmaterial sowie
  4. durch Maßnahmen der Gemeinschaftspflege.
( 2 ) Die Kosten der Zentralen Dienste werden gemäß Absprache in der Zentrumskonferenz anteilig oder entsprechend dem Verbrauch auf die teilnehmenden Einrichtungen umgelegt.
( 3 ) Die Kosten sonstiger Serviceleistungen werden der Einrichtung, die diese anfordert oder in Anspruch nimmt, zu den für die Tagungs- und Begegnungsstätte geltenden üblichen Bedingungen berechnet.
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3. Abschnitt:
Der Verwaltungsrat

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§ 9
Aufgaben und Zusammensetzung des Verwaltungsrates

( 1 ) 1 Der Verwaltungsrat berät und überwacht die Arbeit der Tagungs- und Begegnungsstätte. 2 Er hat insbesondere folgende Aufgaben:
  1. die Koordinierung des Zusammenwirkens der Tagungs- und Begegnungsstätte mit den anderen im Evangelischen Zentrum mitwirkenden Einrichtungen,
  2. die Beratung der Grundsätze für die Arbeit der Tagungs- und Begegnungsstätte,
  3. die Beratung und Verabschiedung des Haushaltsplanentwurfs der Tagungs- und Begegnungsstätte,
  4. die Beschlussfassung über die Jahresrechnung und den Jahresbericht der Tagungs- und Begegnungsstätte,
  5. die Mitwirkung bei der Bestellung des Geschäftsführers,
  6. die Bestätigung der Dienstanweisung für den Geschäftsführer,
  7. die Wahl des Vorsitzenden des Verwaltungsrates und dessen Stellvertreters aus der Mitte seiner stimmberechtigten Mitglieder für eine Amtszeit von zwei Jahren.
1 Die Wiederwahl der nach Satz 2 Nummer 7 Gewählten ist zulässig.
( 2 ) Dem Verwaltungsrat gehören an:
1. mit Stimmrecht:
  1. der fachlich zuständige Dezernent des Landeskirchenamtes,
  2. der fachlich zuständige Referent des Landeskirchenamtes,
  3. der Vorsitzende der Zentrumskonferenz;
2. beratend:
  • der Geschäftsführer der Tagungs- und Begegnungsstätte.
Die Mitglieder des Verwaltungsrates können sich im Falle der Verhinderung durch einen Stellvertreter vertreten lassen.
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§ 10
Der Geschäftsgang des Verwaltungsrates

( 1 ) Der Verwaltungsrat tritt mindestens zweimal im Jahr zusammen.
( 2 ) Über die Teilnahme sachverständiger Gäste zu einzelnen Tagesordnungspunkten entscheidet der Vorsitzende.
( 3 ) 1 Die Sitzungen des Verwaltungsrates werden gemeinsam von dessen Vorsitzenden und dem Geschäftsführer der Tagungs- und Begegnungsstätte vorbereitet. 2 Die Sitzungsleitung obliegt dem Vorsitzenden.
( 4 ) Die Mitglieder des Verwaltungsrates werden vom Vorsitzenden schriftlich unter Angabe der Tagesordnung mit einer regelmäßigen Ladungsfrist von zwei Wochen zu den Sitzungen eingeladen.
( 5 ) 1 Der Verwaltungsrat trifft seine Entscheidungen durch Beschluss. 2 Er ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner stimmberechtigten Mitglieder an der Sitzung teilnimmt. 3 Er fasst seine Beschlüsse mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen. 4 Stimmenthaltungen bleiben unberücksichtigt.
( 6 ) 1 Über die wesentlichen Beratungsergebnisse des Verwaltungsrates wird ein Protokoll aufgenommen. 2 Beschlüsse sind im Wortlaut zu protokollieren. 3 Das von dem Vorsitzenden und dem Protokollanten unterzeichnete Protokoll ist den Mitgliedern des Verwaltungsrates unverzüglich zuzusenden.
( 7 ) Mit der Protokollführung kann der Vorsitzende einen Mitarbeitenden des Landeskirchenamtes oder der Tagungs- und Begegnungsstätte beauftragen.
( 8 ) 1 Für die Erledigung seiner laufenden Angelegenheiten bestimmt der Verwaltungsrat eine Geschäftsstelle. 2 Diese handelt nach Weisung des Vorsitzenden und in dessen Auftrag.
( 9 ) 1 Der Vorsitzende überwacht die Umsetzung der Beschlüsse des Verwaltungsrates. 2 Er vertritt den Verwaltungsrat innerkirchlich und in der Öffentlichkeit.
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4. Abschnitt:
Ergänzende Bestimmungen

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§ 11
Kassengemeinschaft

( 1 ) Die im Evangelischen Zentrum zusammenwirkenden Einrichtungen bilden in der Regel eine Kassengemeinschaft.
( 2 ) Das Nähere legt das für das Finanzwesen zuständige Dezernat des Landeskirchenamtes im Benehmen mit der Zentrumskonferenz und dem Verwaltungsrat fest.
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§ 12
Nutzung fremder Grundstücke

Die für den Betrieb der im Evangelischen Zentrum zusammenwirkenden kirchlichen Einrichtungen erforderliche Nutzung der nicht dem Eigentum der EKM zugeordneten Grundstücke des Klosters Drübeck regelt das Landeskirchenamt nach Anhörung der Zentrumskonferenz und des Verwaltungsrates durch Vereinbarungen mit den jeweiligen Inhabern des Eigentums oder grundstücksgleichen Rechts.
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§ 13
Mitwirkung anderer Kirchen und gliedkirchlicher Zusammenschlüsse

Die Mitwirkung der Evangelischen Landeskirche Anhalts, der Evangelisch-lutherischen Landeskirche in Braunschweig, anderer Gliedkirchen der Evangelischen Kirche in Deutschland oder gliedkirchlicher Zusammenschlüsse im Kloster Drübeck regeln die nach kirchlichem Recht zuständigen Organe nach Anhörung der Zentrumskonferenz und des Verwaltungsrates durch Vereinbarung.
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§ 14
Betriebe gewerblicher Art

1 Diese Ordnung gilt nicht für die am Sitz des Klosters Drübeck durch die EKM geführten Betriebe gewerblicher Art. 2 Das Landeskirchenamt kann deren Wirtschaftsbetrieb nach Anhörung des Verwaltungsrates und des Geschäftsführers durch Satzungen regeln.
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5. Abschnitt:
Schlussbestimmungen

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§ 16
Gleichstellungsbestimmung

Die in dieser Ordnung verwendeten Personen-, Funktions- und Amtsbezeichnungen gelten für Frauen und Männer in gleicher Weise.
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§ 17
Inkrafttreten, Außerkrafttreten

1 Diese Ordnung tritt mit Wirkung vom 1. Juni 2012 in Kraft. 2 Gleichzeitig tritt die Ordnung für das Evangelische Zentrum Kloster Drübeck vom 14. Dezember 2010 (ABl. 2011 S. 64) außer Kraft.