.Durchführungsbestimmungen zum Kirchengesetz
#I. Teil:
###§ 1
II. Teil:
###§ 2
§ 3
§ 4
§ 5
§ 6
§ 7
§ 8
§ 9
§ 10
§ 11
§ 12
§ 13
§ 14
§ 15
§ 16
§ 17
§ 18
§ 19
§ 20
§ 21
§ 22
§ 23
§ 24
§ 25
§ 26
III. Teil:
###§ 27
§ 28
§ 29
§ 30
§ 31
§ 32
§ 33
§ 34
§ 35
§ 36
§ 37
§ 38
§ 39
§ 40
§ 41
§ 42
§ 43
§ 44
§ 45
§ 46
§ 47
§ 48
§ 49
§ 50
§ 51
§ 52
§ 53
§ 54
§ 55
§ 56
§ 57
§ 58
§ 59
§ 60
§ 61
§ 62
§ 63
§ 64
§ 65
§ 66
§ 67
§ 68
§ 69
§ 70
§ 71
§ 72
§ 73
§ 74
§ 75
§ 76
§ 77
§ 78
§ 79
§ 80
§ 81
§ 82
§ 83
IV. Teil:
###§ 84
Geltungszeitraum von: 01.09.2002
Geltungszeitraum bis: 31.12.2011
Durchführungsbestimmungen zum Kirchengesetz
über das kirchliche Haushalts-, Kassen-
und Rechnungswesen der
Evangelisch-Lutherischen Kirche in Thüringen
(DBHKR-G)
Vom 27. August 2002
(ABl. ELKTh S. 198)
Der Landeskirchenrat der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Thüringen hat in seiner Sitzung am 27.8.2002 aufgrund der §§ 34, 39 Abs. 6, 44 Abs. 1, 77 Abs. 4, 78 Abs. 3 und 85 des Kirchengesetzes über das kirchliche Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Thüringen (HKR-G) vom 22.3.2002 folgende Durchführungsbestimmungen vom 27.8.2002 zu diesem Gesetz erlassen:
Inhaltsübersicht
I. Teil: Allgemeine Bestimmungen | ||
IV. Teil: Schlussbestimmungen | ||
I. Teil:
Allgemeine Bestimmungen
###§ 1
Grundbestimmungen
(
1
)
Kassenführende Stelle (Kasse) ist
- die Buchungs- und Kassenstelle,
- der Kirchrechnungsführer – insbesondere auch dann, wenn die Buchungs- und Kassenstelle aufgrund einer Vereinbarung die Buchungen ausführt und die Verantwortung für deren Richtigkeit beim Kirchrechnungsführer verbleibt,
- der Rechnungsführer der Superintendentur,
- der Rechnungsführer eines Zweckverbandes,
- die Landeskirchenkasse (Buchhaltung mit Kasse).
(
2
)
Die kirchliche Aufsicht ist für Kirchgemeinden und Superintendenturen das zuständige Kreiskirchenamt.
(
3
)
1 Die vom Landeskirchenrat herausgegebenen Formblätter und Muster für den Haushaltsplan und dessen Anlagen sowie die Jahresrechnung sind verbindlich. 2 Abweichungen bedürfen der Genehmigung der kirchlichen Aufsicht.
(
4
)
1 Für die Buchführung ist eines der vom Landeskirchenrat angeordneten Buchführungssysteme zu verwenden. 2 Weichen Kirchgemeinden und Superintendenturen hiervon ab, bedarf dies der Genehmigung der kirchlichen Aufsicht.
(
5
)
Mit Zustimmung des Landeskirchenamtes kann die kirchliche Aufsicht Ausnahmen von diesen Bestimmungen zulassen, wenn sie der Verwaltungsvereinfachung dienen und Haushaltsgrundsätze dem nicht entgegenstehen.
#II. Teil:
Bestimmungen für die Kirchgemeinden, Superintendenturen und Zweckverbände (kirchliche Körperschaften)
###§ 2
Verantwortung für die Aufgaben des Kirchrechnungswesens
1 Die kirchlichen Körperschaften sind dafür verantwortlich, dass die zur Erfüllung ihrer Aufgaben dienenden Mittel ordnungsgemäß verwaltet sowie wirtschaftlich und sparsam verwendet werden. 2 Sie haben:
#- die Einnahmen und Ausgaben für jedes Haushaltsjahr sorgfältig zu planen,
- den Zahlungsverkehr in geordneter Kassenverwaltung abzuwickeln,
- die Kassenvorgänge laufend aufzuzeichnen und durch Belege nachzuweisen,
- den Bestand des Anlagevermögens, der Schulden und der Rücklagen aufzuzeichnen und nach Ablauf eines jeden Haushaltsjahres nachzuweisen.
§ 3
Kasse
(
1
)
1 Die anordnende Stelle hat bei Übertragung der Rechnungsführung die Kasse auf ordnungsgemäße Geschäftsführung zu verpflichten. 2 Sie untersteht der Dienstaufsicht der anstellenden Körperschaft und ist der anordnenden Stelle verantwortlich, dass diese jederzeit auf Verlangen über die Finanzlage und über Einzelheiten der Kassenverwaltung Auskunft erhält und für grob fahrlässig herbeigeführte Schäden haftet. 3 Die Kasse kann auch von mehreren Kirchgemeinden innerhalb eines Pfarramtes bestellt werden.
(
2
)
1 Eine oder mehrere Superintendenturen sollen Buchungs- und Kassenstellen bilden. 2 Die Kirchgemeinden können sich im Rahmen einer Vereinbarung, die Superintendenturen müssen sich bei der zuständigen Buchungs- und Kassenstelle anschließen. 3 Nicht zulässig ist die Bestellung von Pfarramtsinhabern, Angehörigen von Pfarramtsinhabern und von Personen, die mit Pfarramtsinhabern in Hausgemeinschaft leben. 4 Ausnahmen bedürfen der Genehmigung der kirchlichen Aufsicht.
(
3
)
1 Die Aufgabenbereiche der Mitarbeiter in der Kasse der kirchlichen Buchungs- und Kassenstellen werden durch Geschäftsverteilungsplan abgegrenzt. 2 Der Geschäftsablauf ist durch Dienstanweisung zu regeln (vgl. Anlage II).
(
4
)
In kirchlichen Körperschaften hat die Kasse in eigener Verantwortung nach den Weisungen der anordnenden Stelle
#- die Aufstellung der Haushaltspläne mit vorzubereiten,
- die Kassengeschäfte zu führen, insbesondere dafür zu sorgen, dass fällige Zahlungen pünktlich eingehen oder geleistet werden, und zu diesem Zweck einen Terminkalender zu führen,
- die Buchungen und sonstigen Aufzeichnungen laufend vorzunehmen,
- die rechnerische Richtigkeit der Rechnungen und sonstigen Zahlungen zu prüfen und zu bestätigen und die Belege zu sammeln, die Jahresrechnung aufzustellen und der anordnenden Stelle vorzulegen.
§ 4
Vollständigkeit des Haushaltsplanes
(
1
)
1 Aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung sollen kirchliche Körperschaften auf die Trennung in einen Verwaltungs- und einen Vermögenshaushalt verzichten. 2 Ausnahmen bedürfen der Genehmigung der kirchlichen Aufsicht.
(
2
)
1 Neben- und Sonderkassen sollen nicht gebildet werden. 2 Ausnahmen bedürfen der Genehmigung der kirchlichen Aufsicht.
#§ 5
Veranschlagungsgrundsätze
(
1
)
1 Die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben sind auf Grund der Erfahrungen der letzten Jahre zu veranschlagen. 2 Die voraussichtliche Entwicklung im kommenden Kalenderjahr ist zu berücksichtigen. 3 Einnahmen und Ausgaben, die sich aus bestehenden Vorschriften, Verpflichtungen, Ansprüchen und aus bevorstehenden Aufgaben ergeben, sind so zu bemessen, dass nachträgliche Änderungen möglichst vermieden werden.
(
2
)
1 Einnahmen, denen ein Rechtsanspruch zugrunde liegt, sind in voller Höhe einzusetzen. 2 Erlöse aus Gegenständen oder aus zur wirtschaftlichen Nutzung bestimmten Einrichtungen sind der ordnungsgemäßen Nutzung entsprechend zu veranschlagen. 3 Kollekten, Spenden und Kirchgeld müssen in jedem Haushaltsplan einer kirchlichen Körperschaft vorgesehen werden.
(
3
)
1 Ausgaben dürfen nur eingesetzt werden, soweit sie unbedingt notwendig sind. 2 Die nicht auf Grund rechtlicher Verpflichtungen oder sonstiger unabänderlicher Umstände feststehenden Ausgaben sind so niedrig zu halten, wie es ohne Gefährdung der damit verbundenen Aufgaben möglich ist. 3 Daneben ist anzustreben, dass durch unentgeltliche Mitarbeit von Gemeindegliedern Ausgaben eingespart werden. 4 Für die für Bauinstandsetzungsarbeiten vorzusehenden Beträge ist das Ergebnis der vorgeschriebenen Gebäudebesichtigung zugrunde zu legen.
#§ 6
Über mehrere Haushaltsjahre abzuwickelnde Maßnahmen
1 Bei über mehrere Haushaltsjahre abzuwickelnden Maßnahmen sind die im Haushaltsjahr zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben zu veranschlagen. 2 Daneben ist ein Investitionshaushaltsplan bzw. ggf. Tilgungsplan zu beschließen und dem Haushaltsplan beizufügen.
#§ 7
Haushaltsbeschluss
(
1
)
1 Der Haushaltsplan wird von der anordnenden Stelle und unter Beteiligung der kassenführenden Stelle gemeinsam entworfen. 2 Er ist von der kirchlichen Körperschaft zu beraten und zu beschließen (Haushaltsbeschluss).
(
2
)
Der Haushaltsplan ist vierfach auszufertigen (kirchliche Aufsicht, anordnende Stelle, Kasse, Haushaltsakte).
#§ 8
Genehmigung des Haushaltsplanes
(
1
)
Ein Exemplar des beschlossenen Haushaltsplanes ist der kirchlichen Aufsicht bis spätestens zum 31. Dezember des dem Haushaltsjahr vorangehenden Kalenderjahres vorzulegen.
(
2
)
Die kirchliche Aufsicht genehmigt den Haushaltsplan und setzt den Finanzierungsanteil der kirchlichen Körperschaft sowie sonstige Zuteilungen und Zuschüsse fest.
(
3
)
Der von der kirchlichen Aufsicht genehmigte Haushaltsplan ist für die Haushaltsführung der Kirchgemeinde verbindlich.
#§ 9
Bewirtschaftung der Ausgaben
1 Vor Genehmigung des Haushaltsplanes dürfen nur unaufschiebbare Ausgaben im Sinne von § 25 Abs. 2 HKR-G geleistet werden. 2 Im Übrigen dürfen vermeidbare Ausgaben, auch wenn sie im genehmigten Haushaltsplan vorgesehen sind, nur bewirkt werden, wenn die erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen. 3 Abweichungen von diesen Grundsätzen bedürfen der Genehmigung der kirchlichen Aufsicht.
#§ 10
Saldenliste
Die Kasse hat dem für die Ausführung des Haushaltes zuständigen Organ auf Verlangen – jedoch mindestens viermal jährlich – eine Gegenüberstellung der Haushaltsansätze und der Rechnungsergebnisse je Haushaltsstelle (Saldenliste) zuzuleiten.
#§ 11
Vergabe von Aufträgen
§ 52 ist zu beachten.
#§ 12
Änderung der Zweckbestimmung von Haushaltsmitteln
1 Alle Einnahmen dienen grundsätzlich als Deckungsmittel für alle Ausgaben. 2 Zweckgebundene Einnahmen dürfen jedoch nur für den bestimmten Zweck verwendet werden. 3 Die Verwendung für einen anderen Zweck bedarf der Freigabe durch die kirchliche Aufsicht.
#§ 13
Buchführung
(
1
)
1 Bei handschriftlichen Eintragungen, Aufrechnungen und Übertragungen sind dokumentenechte Schreibmittel zu verwenden. 2 Bei Berichtigungen ist die fehlerhafte Eintragung so durchzustreichen, dass sie lesbar bleibt. 3 Radieren, Veränderungen mit chemischen Mitteln, Überkleben und Überschreiben von Worten und Ziffern ist unzulässig. 4 Zwischen den laufenden Buchungen darf keine Zeile freigelassen werden. 5 Bei maschinellen Eintragungen dürfen nur Maschinen mit urkundengeeigneten Farbbändern verwendet werden, die das Abheben von Zeichenabdrucken durch Korrekturbänder verhindern.
(
2
)
1 Alle Einnahmen und Ausgaben sind von der Kasse im Rahmen der Bestimmungen nach Eingang oder Leistung fortlaufend zu buchen, so dass der jeweilige Kassenbestand und die Verwendung der Mittel entsprechend den Haushaltsplanansätzen nachweisbar sind. 2 Alle Buchungsunterlagen sind brand- und diebstahlsicher aufzubewahren.
(
3
)
Hat die Kasse Bedenken gegen die Ausführung einer Kassenanordnung und werden diese nicht ausgeräumt, entscheidet die kirchliche Aufsicht.
#§ 14
Inventarverzeichnis
1 Das zu führende Inventarverzeichnis ist nach Gebäuden zu gliedern. 2 Hinter jedem Abschnitt ist genügend Platz für Ergänzungen zu lassen. 3 Die Inventarnummer ist auf dem Anschaffungsbeleg zu vermerken. 4 In das Inventarverzeichnis sind alle Gegenstände aufzunehmen, deren Wert mindestens 500 € beträgt. 5 Daneben ist ein Bücherverzeichnis und ein Verzeichnis für Ton- und Bildträger zu führen.
#§ 15
Belegpflicht
(
1
)
Die Belege werden nach der Ordnung des Sachbuches oder chronologisch abgelegt.
(
2
)
1 Die Anweisungen und Zahlungsnachweise sind sicher aufzubewahren. 2 Das gleiche gilt für die Kontoauszüge, die Gehalts- und Lohnkontenkarten, die sonstigen Personenkonten und andere Kassenunterlagen. 3 Für die Vernichtung von Unterlagen gilt die Kassationsordnung.
(
3
)
1 Die Bankkontoauszüge sind, zeitlich und nach Konten geordnet abzuheften, so dass sich aus ihnen der Zusammenhang der Kontenbewegungen ergibt. 2 Durchschriften von Überweisungs- oder Einzahlungsaufträgen, die nicht als Zahlungsnachweis mit den Kassenanordnungen abzuheften sind, werden dem betreffenden Auszug beigefügt.
(
4
)
Sonstige Kassenunterlagen, die zur Erläuterung von Kassenvorgängen wesentlich sind, werden den Belegen, auf die sie sich beziehen, beigefügt.
(
5
)
1 Besteht ein Beleg aus mehreren Blättern, so sind diese miteinander zu verbinden. 2 Jeder Beleg muss auf der linken Seite einen ausreichenden Heftrand haben, damit durch das Einheften kein Teil unlesbar wird.
#§ 16
Vermögensbuchführung
(
1
)
1 Der Bestand des Vermögens ist in den zu führenden Vermögensbestandsbüchern für das ortskirchliche Grundvermögen und für das ortskirchliche Kapitalvermögen aufzuzeichnen. 2 Die Bücher sind zusammenzubinden oder zu heften. 3 Ihre Seiten müssen numeriert werden.
(
2
)
1 Im Bestandsbuch für das ortskirchliche Kapitalvermögen wird für jede Art der Vermögensanlage, bei der Anlage auf Bankkonten für jedes Konto, bei Hypotheken und sonstigen Darlehensforderungen für jede Forderung ein besonderer Abschnitt unter der entsprechenden Bezeichnung eingerichtet, in dem genügend Raum für die zu erwartenden Eintragungen freizulassen ist. 2 Am Anfang oder am Ende des Buches ist eine Inhaltsübersicht zu führen.
(
3
)
1 Die Schulden sind in einer besonderen Abteilung des Bestandsbuches für das ortskirchliche Kapitalvermögen aufzuführen. 2 Für jede Schuldenart ist ein besonderer Abschnitt einzurichten. 3 Alle Schulden sind mit genauen Angaben über Rechtsgrund, Gläubiger, Höhe des Betrages, Zins- und Tilgungsvereinbarungen einzeln aufzuzeichnen. 4 Die Genehmigungsverfügung des zuständigen Kreiskirchenamtes oder des Landeskirchenrates ist anzugeben. 5 Änderungen des Schuldenstandes sind in dem betreffenden Abschnitt mit genauer Erläuterung des Vorgangs zu bezeichnen.
(
4
)
1 Schulden, die kurzfristig für Zwecke der Haushaltsführung als Kassenkredit oder zur Finanzierung besonderer Aufgaben als Überbrückungsdarlehen aufgenommen werden, sind nur im Bestandsbuch aufzuzeichnen, wenn ihre Tilgung nicht im laufenden Rechnungsjahr vorgesehen ist. 2 Bei der Jahresrechnungslegung nicht oder nur teilweise getilgte Darlehen sind jedoch in jedem Falle nachträglich in der Höhe, in der sie aufgenommen worden sind, einzutragen. 3 Bei teilweiser Tilgung sind die Rückzahlungsraten gleichzeitig als Änderungen zu buchen.
#§ 17
Jahresrechnung
(
1
)
1 Der Abschluss der Kassenbuchungen besteht darin, dass die Summen der Ausgabespalten unter die der entsprechenden Einnahmespalten und die durch Abziehen der größeren von den kleineren Summen errechneten Differenzbeträge darunter gesetzt werden. 2 Der so festgestellte Abschlussbestand, der dem durch einen Kassensturz ermittelten Ist-Bestand gegenüberzustellen ist, ist als Anfangsbestand in das nächste Haushaltsjahr zu übertragen. 3 Sofern zweckgebundene Mittel im Abschlussbestand enthalten sind, sind diese einzeln zu übertragen. 4 Der Abschluss der Kassenbuchungen ist von der Kasse unter Angabe des Datums zu unterschreiben.
(
2
)
1 Die Sachkonten werden gleichzeitig abgeschlossen, nachdem zuvor festgestellt ist, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig gebucht sind. 2 Innerhalb der Unterabschnitte werden alle Einnahmen und Ausgaben einzeln nach Plan (Soll) und tatsächlicher Einnahme oder Ausgabe (Ist) nachgewiesen. 3 Zum Abschluss werden für jedes Sachkonto alle Buchungen zusammengezählt und die errechneten Summen unter die letzte Buchung gesetzt. 4 Die Summe der Sachkonten muss der Summe der Spalten nach Absatz 1 entsprechen.
(
3
)
1 In der Rechnungsübersicht werden die Endbeträge der einzelnen Unterabschnitte eingetragen und innerhalb der Abschnitte sowie insgesamt zusammengerechnet. 2 Die Mehreinnahme oder Mehrausgabe ergibt sich aus der Gegenüberstellung der Gesamteinnahme und der Gesamtausgabe. 3 Unter dem Abschluss ist die Mehreinnahme oder die Mehrausgabe der Rechnungsübersicht mit der Mehreinnahme oder Mehrausgabe des Kassenbuches zu vergleichen. 4 Sind im Abschlussbestand zweckgebundene Mittel enthalten, so ist deren Betrag anzumerken. 5 Die Rechnungsübersicht ist von der anordnenden Stelle und der Kasse mit Angabe des Datums gemeinsam zu unterschreiben.
(
4
)
1 Für jedes Haushaltsjahr hat die Kasse den Nachweis über Kapitalvermögen, Rücklagen und Schulden zu erbringen. 2 Aus dem Nachweis muss sich der Gesamtbestand des Anlagevermögens, der Schuldenstand und der Bestand der einzelnen Rücklagefonds zu Beginn und am Ende des Rechnungsjahres unter Berücksichtigung aller Veränderungen ergeben. 3 Sie ist dem Gemeindekirchenrat mit der Jahresrechnung vorzulegen.
(
5
)
1 Bei Anwendung automatisierter Verfahren finden die Absätze 1 bis 3 keine Anwendung. 2 Entsprechende Ausdrucke (Jahresrechnung, Sachbuch Quick, Tagesabschluss) sind anzufertigen.
#§ 18
Entlastung
(
1
)
1 Die Jahresrechnung ist nach ihrem Abschluss der kirchlichen Körperschaft zur Feststellung und Entlastung vorzulegen. 2 Die anordnende Stelle und die Kasse haben in der Sitzung Auskünfte und Erläuterungen zu geben. 3 Die örtlichen Rechnungsprüfer berichten von ihrer Prüfung. 4 Der Gemeindekirchenrat bzw. die Kreissynode fasst über die Entlastung einen förmlichen Beschluss. 5 Der Beschluss erfolgt vorbehaltlich der überörtlichen Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt und soll bis zum 31. März des Folgejahres gefasst sein.
(
2
)
Beim Vorliegen offenkundiger Mängel kann die kirchliche Körperschaft die Beschlussfassung zurückstellen und für die Beseitigung der Mängel eine Frist setzen.
#§ 19
Vorlage der Jahresrechnung an das Rechnungsprüfungsamt
(
1
)
1 Die von der kirchlichen Körperschaft festgestellte Jahresrechnung ist sicher aufzubewahren. 2 Die kirchliche Aufsicht erhält eine Ausfertigung der Zusammenstellung der Jahresrechnung auf den hierfür vorgesehenen Formularen. 3 Sie verständigt das Rechnungsprüfungsamt, welches im Prüfungsfall die Jahresrechnung anfordert.
(
2
)
Die Jahresrechnung besteht aus:
- dem Zeitbuch und dem Sachbuch,
- der Belegsammlung,
- den Kontoauszügen,
- den Gehalts- und Lohnkonten sowie sonstigen Personenkonten,
- den Niederschriften über Kassenprüfungen, die während des Haushaltsjahres gefertigt worden sind,
- der Rechnungsübersicht,
- dem Vermögensbestandsbuch mit den Bestandsnachweisen der Rücklagefonds,
- der Übersicht über die Mitarbeiterstellen,
- der Übersicht über die nicht abgewickelten Verwahrgelder und Vorschüsse,
- der Vermögensübersicht,-
- der Schuldenübersicht.
(
3
)
Wird gem. § 57 Abs. 3 HKR-G eine gemeinsame Kasse geführt, so ist außerdem eine Bescheinigung der örtlichen Prüfer darüber beizufügen, dass die Addition der Ergebnisse der im Haushaltsjahr geführten Einzelrechnungen aller kirchlichen Körperschaften mit dem Ergebnis des gemeinsam geführten Zeitbuches übereinstimmt.
#§ 20
Nachweis des Kapitalvermögens
1 Kapitalvermögen einschließlich der Rücklagen ist getrennt vom laufenden Kassenbestand nachzuweisen. 2 Unbeschadet dessen kann beides gemeinsam angelegt werden.
#§ 21
Verstärkung des Kassenbestandes durch Betriebsmittelrücklage oder Kassenkredit
Die Verstärkung des Kassenbestandes aus der Betriebsmittelrücklage oder durch Kassenkredit bedarf einer besonderen Anordnung.
#§ 22
Inanspruchnahme von Kassenkrediten
Kassenkredite dürfen nur im Rahmen des Haushaltsbeschlusses in Anspruch genommen werden.
#§ 23
Aufbewahrung und Beförderung von Zahlungsmitteln
(
1
)
1 Zahlungsmittel, Scheckvordrucke, Gebührenmarken
u. ä. sind in geeigneten Kassenbehältern sicher aufzubewahren. 2 Das Bargeld ist von anderen Geldern getrennt zu verwahren.
u. ä. sind in geeigneten Kassenbehältern sicher aufzubewahren. 2 Das Bargeld ist von anderen Geldern getrennt zu verwahren.
(
2
)
1 Den Höchstbestand an Bargeld setzt die anordnende Stelle fest. 2 Sie darf den versicherten Betrag nicht überschreiten. 3 Darüber hinausgehende Barbeträge sind unverzüglich auf ein Bankkonto einzuzahlen.
(
3
)
Über die Annahme und Auslieferung der zu verwahrenden Gegenstände ist ein Nachweis zu führen.
(
4
)
1 Zu jeder Barkasse ist ein Kassenbuch zu führen. 2 Jede Zahlung ist sofort einzutragen.
#§ 24
Rücklagen
1 Rücklagen können nur gebildet werden, sofern es sich um zweckgebundene Mittel handelt und sie für den Zuwendungszweck noch nicht benötigt werden. 2 Nicht zweckgebundene Mittel können nur dann einer Rücklage zugeführt werden, wenn dadurch der Haushaltsausgleich nicht gefährdet ist. 3 Vorrangig sind diese Mittel in eine Betriebsmittelrücklage einzustellen.
#§ 25
Örtliche Kassenprüfung
(
1
)
1 Die kirchlichen Körperschaften haben jährlich zwei örtliche Kassenprüfer zu bestimmen. 2 Sie führen jährlich eine unvermutete Kassenprüfung und die Prüfung der Jahresrechnung durch.
(
2
)
Beim Wechsel der anordnenden oder Kassen führenden Person findet stets eine örtliche Prüfung statt.
(
3
)
1 Über jede Prüfung ist eine Niederschrift zu fertigen und von den Beteiligten zu unterschreiben. 2 Die Prüfungsniederschriften sind besonders aufzubewahren und der Jahresrechnung des laufenden Jahres beizufügen.
(
4
)
1 Die kirchliche Aufsicht hat das Recht, örtliche Kassenprüfungen nach § 77 HKR-G durchzuführen. 2 Dies gilt insbesondere für Prüfungen anlässlich von Pfarramtsübergaben.
#§ 26
Kennzeichnung der Unterlagen bei örtlicher und überörtlicher Prüfung
Alle geprüften Unterlagen und Buchungen sind zu kennzeichnen, bei der überörtlichen Prüfung in grüner, bei der örtlichen Prüfung in roter Farbe und bei der Prüfung durch die kirchliche Aufsicht in blauer Farbe.
#III. Teil:
Bestimmungen für die Kirchgemeinden, Superintendenturen, Zweckverbände und die Landeskirche
###§ 27
Geltungsdauer (§ 2 HKR-G)
Wird ein Haushaltsplan für zwei Haushaltsjahre aufgestellt, so bedarf dies der Genehmigung der kirchlichen Aufsicht.
#§ 28
Wirkungen des Haushaltsplanes (§ 3 Abs. 1 HKR-G)
1 Das Eingehen von Verpflichtungen, die künftige Haushaltsjahre mit Ausgaben für Investitionen oder Investitionsförderungsmaßnahmen belasten, setzt eine förmliche Ermächtigung (Verpflichtungsermächtigung) im Haushaltsgesetz (Haushaltsbeschluss) voraus. 2 Hierbei sind die in Frage kommenden Haushaltsstellen und der Betrag, bis zu dem Verpflichtungen eingegangen werden können, anzugeben. 3 Erstreckt sich die Ermächtigung über mehrere Jahre, so ist ferner anzugeben, welche Teilbeträge in den einzelnen Jahren haushaltswirksam werden dürfen. 4 Verpflichtungsermächtigungen sollen auf höchstens drei Jahre begrenzt werden; sie sind nicht übertragbar.
#§ 29
Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 4 Abs. 2 HKR-G)
Bei der Feststellung, ob Maßnahmen erhebliche finanziell Bedeutung haben, sind zu berücksichtigen:
#- die Größe der Maßnahmen im Verhältnis zum Gesamthaushalt,
- die Größe der Maßnahmen im Verhältnis zum Bereich des Haushalts, in dem die Maßnahme zu veranschlagen ist,
- die Sicherheit der erwarteten Einnahmen und Ausgaben,
- die Belastung künftiger Haushalte (Folgekosten).
§ 30
Grundsatz der Gesamtdeckung (§ 5 HKR-G)
1 Auf § 8 Abs. 2 HKR-G wird verwiesen.
2 Wird in einen Verwaltungs- und Vermögensteil getrennt, so gilt der Grundsatz der Gesamtdeckung für jeden dieser Haushalte.
#2 Wird in einen Verwaltungs- und Vermögensteil getrennt, so gilt der Grundsatz der Gesamtdeckung für jeden dieser Haushalte.
§ 31
Finanzentwicklung (§ 6 Abs. 2 HKR-G)
1 Die Finanzentwicklung soll die voraussichtliche Haushaltsentwicklung aufzeigen und drohende Ungleichgewichte frühzeitig offenlegen. 2 Insbesondere sind die rechtlichen Verpflichtungen (Arbeitsverträge, Darlehensverträge) und die zu erwartenden Einnahmen zu berücksichtigen. 3 Kirchgemeinden mit weniger als 1.500 Gemeindeglieder sind von dieser Pflicht befreit, sofern sie keine betriebswirtschaftlich ausgerichteten Einrichtungen (Friedhof, Kindertagesstätte u. ä.) betreiben.
#§ 32
Betriebswirtschaftliche Einrichtungen (§ 7 HKR-G)
1 Die Aufwendungen sowie angemessene Abschreibungen sollen durch die Erträge der Einrichtung gedeckt werden. 2 Soweit erforderlich, insbesondere zur Überprüfung der Wirtschaftlichkeit und vor der allgemeinen Festsetzung von Benutzungsentgelten, sollen Kostenberechnungen erstellt werden.
#§ 33
Inhalt des Verwaltungs- und des Vermögenshaushaltes
(§ 10 Abs. 1 h und i HKR-G)
(
1
)
Fehlbeträge sind im Vermögensteil nur zu veranschlagen, wenn sie dort entstanden sind.
(
2
)
Eine Zuführung vom Vermögens- zum Verwaltungshaushalt ist nur zulässig, wenn:
#- alle Möglichkeiten für einen anderweitigen Ausgleich des Verwaltungshaushaltes ausgeschöpft sind,
- der Bedarf an Deckungsmitteln im Vermögenshaushalt für die Fortführung begonnener und sonstiger unabweisbarer Maßnahmen gesichert ist.
§ 34
Bruttoveranschlagung, Einzelveranschlagung (§ 11 Abs. 3 HKR-G)
Erläuterungen von Haushaltsansätzen können, sofern sie für die Mittelbewirtschaftung unerlässlich sind, für verbindlich erklärt werden.
#§ 35
Verfügungsmittel, Verstärkungsmittel (§ 12 HKR-G)
Verstärkungsmittel (Deckungsreserven) können getrennt veranschlagt werden (z.B. für Personalausgaben, Investitionsmaßnahmen und für den Gesamthaushalt).
#§ 36
Deckungsfähigkeit (§ 13 HKR-G)
Die Inanspruchnahme der Deckungsfähigkeit verändert den Haushaltsansatz nicht.
Die Deckungsfähigkeit setzt einen entsprechenden Haushaltsvermerk voraus.
#§ 37
Übertragbarkeit (§ 15 Abs. 2 HKR-G)
1 Die Bildung eines Haushaltsrestes ist unbeschadet der sonstigen Voraussetzungen nur möglich, wenn sich hierdurch kein Haushaltsfehlbetrag ergibt. 2 § 16 HKR-G bleibt unberührt.
#§ 38
Budgetierung (§ 16 Abs. 1 bis 4 HKR-G)
(
1
)
Soweit Zielvereinbarungen (Kontraktmanagement) zwischen den Organen und den bewirtschaftenden Einheiten (outputorientierte Budgetierung) noch nicht formuliert sind, kann die Budgetierung nach den verfügbaren Mitteln ausgerichtet werden (inputorientierte Budgetierung).
(
2
)
1 Bei dem funktional begrenzten Aufgabenbereich kann es sich um einen oder mehrere Unterabschnitte handeln. 2 Die Budgetierung kann sich auf Teile des Haushaltes beschränken.
(
3
)
1 Weil die von § 9 Abs. 3 bis 5 abweichende Zusammenfassung der Einnahmen und Ausgaben des Haushalts die Struktur des Haushaltsbuches bildet, muss in diesem Fall jede Haushaltsstelle einem Budget zugeordnet sein. 2 Die Kennzeichnung der einzelnen Haushaltsstellen muss sich weiterhin an den von der Evangelischen Kirche in Deutschland festgelegten Grundlagen zur Haushaltssystematik nach § 9 Abs. 5 orientieren.
#§ 39
Sperrvermerk (§ 17 HKR-G)
Wird ein Sperrvermerk ausgebracht, so ist zugleich zu bestimmen, wer für die Aufhebung zuständig ist.
#§ 40
Kredite (§ 18 HKR-G)
Kredite dürfen nur aufgenommen werden, wenn eine andere Finanzierung nicht möglich oder wirtschaftlich nicht vertretbar ist.
#§ 41
Innere Darlehen (§ 19 HKR-G)
1 Eine vorübergehende Inanspruchnahme liegt dann vor, wenn das innere Darlehen innerhalb eines Haushaltsjahres zurückgezahlt werden kann. 2 Kirchliche Körperschaften haben für längere Zeiträume die Genehmigung der kirchlichen Aufsicht einzuholen.
#§ 42
Baumaßnahmen und sonstige Investitionen (§ 21 HKR-G)
Aus den Unterlagen muss sich auch ergeben, welche Folgekosten für künftige Haushaltsjahre entstehen.
#§ 43
Zuwendungen (§ 22 Abs. 1 und 2 HKR-G)
(
1
)
Bei Zuwendungen für Baumaßnahmen gilt § 21 Abs. 1 HKR-G entsprechend; bei anderen Zuwendungen sind die zur Urteilsbildung notwendigen Unterlagen vorzulegen (z. B. Haushalts- und Stellenplan, Bilanz, Übersicht über das Vermögen und die Schulden).
(
2
)
1 Für die Bewilligung von Zuwendungen sind die Bestimmungen der Anlage I anzuwenden. 2 Zuwendungen sollen nur bewilligt werden, wenn der Zuwendungszweck nicht auf andere Weise erreicht werden kann, etwa durch Bürgschaften, Garantien oder sonstige Gewährleistungen. 3 Nicht rückzahlbare Zuwendungen sollen nur bewilligt werden, soweit der Zweck nicht durch rückzahlbare Zuwendungen erreicht werden kann. 4 Zuwendungen sind schriftlich zu beantragen. 5 Die bewilligende Stelle kann Antragsvordrucke vorschreiben.
6 Die Anträge müssen enthalten:
- Angaben über Notwendigkeit und Angemessenheit der Zuwendungen,
- einen Überblick über den Umfang der Maßnahme, ihre Finanzierung sowie die Folgekosten.
7 Den Anträgen sind mindestens beizufügen:
- bei Projektförderung: die Planungsunterlagen,
- bei institutioneller Förderung: Haushalts- oder Wirtschaftsplan und Stellenplan.
8 Zuwendungen dürfen nur solchen Empfängern bewilligt werden, bei denen eine ordnungsgemäße Geschäftsführung gesichert ist und die in der Lage sind, die Verwendung der Mittel bestimmungsgemäß nachzuweisen. 9 Eine Bewilligung setzt die Genehmigung des Zuwendungsempfängers voraus, dass die bewilligende Stelle durch ihre Prüfungsorgane die zweckentsprechende Verwendung – im Falle einer institutionellen Förderung die gesamte Haushalts- und Wirtschaftsführung – prüfen kann.
#§ 44
Überschuss, Fehlbetrag (§ 23 Abs. 2 HKR-G)
1 Soll ein Überschuss zur Schuldentilgung oder Rücklagenbildung verwendet werden, so kann diese Verwendung auch schon vor dem Jahresabschluss des laufenden Jahres als über- oder außerplanmäßige Ausgabe erfolgen. 2 Das gleiche gilt für die Zuführung eines Überschusses des Verwaltungshaushalts in den Vermögenshaushalt. 3 Die Voraussetzungen nach § 30 Abs. 1 Satz 2 HKR-G sind in diesen Fällen nicht erforderlich.
#§ 45
Anlagen zum Haushaltsplan (§ 24 Abs. 1 a) HKR-G)
1 Planstellen, die künftig ganz oder teilweise wegfallen, sind im Stellenplan mit dem "KW"-Vermerk zu kennzeichnen. 2 Planstellen, die künftig umzuwandeln sind, sind im Stellenplan mit dem "KU"-Vermerk zu kennzeichnen mit Angabe der Stelle und der Besoldungs- oder Vergütungsgruppe, in die sie umgewandelt werden sollen.
#§ 46
Verabschiedung des Haushaltsplanes (§ 25 Abs. 2 HKR-G)
Während der vorläufigen Haushaltsführung können außer Kassenkrediten sonstige Kredite nur im Rahmen der Ermächtigung nach § 18 Abs. 5 HKR-G aufgenommen werden.
#§ 47
Erhebung der Einnahmen, Bewirtschaftung der Ausgaben (§ 28 HKR-G)
1 Sobald für eine Einzahlung bzw. Auszahlung der Rechtsgrund, der Zahlungspflichtige bzw. Empfänger, der Betrag und die Fälligkeit feststehen, hat die anordnende Stelle eine Annahme/Auszahlungsanordnung zu erteilen. 2 § 41 Abs. 3 HKR-G und die Erläuterungen zu § 39 Abs. 4 HKR-G bleiben unberührt.
#§ 48
Ausgaben für Investitionen (§ 29 HKR-G)
Die Voraussetzungen des § 21 Abs. 1 müssen erfüllt sein.
#§ 49
Über- und außerplanmäßige Ausgaben (§ 30 HKR-G)
1 Eine Unabweisbarkeit liegt insbesondere nicht vor, wenn die Ausgaben bis zur Verabschiedung des nächsten Haushaltsplans oder Nachtragshaushaltsplans zurückgestellt werden können. 2 Mehrausgaben nach Abs. 3 (Haushaltsvorgriffe) erfordern, dass im folgenden Jahr bei der gleichen Haushaltsstelle Haushaltsmittel mindestens in dieser Höhe bereitgestellt werden. 3 Wird eine überplanmäßige Ausgabe durch Inanspruchnahme einer Deckungsfähigkeit gedeckt, so ist die Genehmigung der zuständigen Stelle nicht erforderlich, soweit der Deckungsvermerk nichts anderes bestimmt. 4 Das gleiche gilt für die Inanspruchnahme der Verstärkungsmittel nach § 12 HKR-G.
#§ 50
Sicherung des Haushaltsausgleichs (§ 31 Abs. 2 HKR-G)
In Frage kommen solche Maßnahmen, die angemessen und geeignet sind, den Haushaltsausgleich sicherzustellen (Haushaltssperre, Nachtragshaushaltsplan).
#§ 51
Sachliche und zeitliche Bindung (§ 32 Abs. 1 HKR-G)
Unter der Voraussetzung des § 33 HKR-G können Zahlungen je nach Fälligkeit oder wirtschaftlicher Zuordnung in der Regel vom 1.12. des Vorjahres bis zum 31. Januar des folgenden Jahres geleistet werden, es sei denn, dass ein anderer Abschlusstermin festgesetzt wird.
#§ 52
Vergabe von Aufträgen (§ 34 HKR-G)
(
1
)
Für die Vergabe von Aufträgen (Bauleistungen) ist grundsätzlich die Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB) und die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) in ihrer jeweils gültigen Fassung anzuwenden.
(
2
)
Sofern öffentliche Zuwendungsgeber nichts anderes fordern, gelten bei der Vergabe von Bauleistungen folgende Schwellenwerte:
- Freihändige Vergabe gemäß § 3 VOB/A:
Bei einem Gesamtauftragswert bis 12.500 € (ohne Umsatzsteuer), - Beschränkte Ausschreibung gemäß § 3 VOB/A:
Bei einem Gesamtauftragswert bis 75.000 € (ohne Umsatzsteuer).
(
3
)
1 Bei einer Freihändigen Vergabe sind in der Regel drei Angebote einzuholen. 2 Bei einer Beschränkten Ausschreibung kann auf die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses verzichtet werden, wenn dies nach Art und Umfang der Arbeiten entbehrlich ist und die Vergleichbarkeit der Angebote sichergestellt ist.
(
4
)
Die Schwellenwerte in Absatz 2 gelten auch für die VOL.
#§ 53
Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen (§ 36 HKR-G)
1 Stundung, Niederschlagung und Erlass sind von den hierfür Zuständigen der Kassen führenden Stelle unverzüglich mitzuteilen. 2 Mit der Stundung ist zugleich zu entscheiden, ob Stundungszinsen erhoben werden sollen. 3 Die Stundung ist unter dem Vorbehalt des jederzeitigen Widerrufs auszusprechen.
#§ 54
Vorschüsse, Verwahrgelder (§ 38 HKR-G)
Einzahlungen nach § 41 Abs. 3 a) HKR-G sind als Verwahrgelder zu behandeln.
#§ 55
Kassenanordnungen (§ 39 Abs. 2, 4 und 6 HKR-G)
(
1
)
Der Grad der Verwandtschaft und Verschwägerung bestimmt sich nach den Vorschriften des bürgerlichen Rechts.
(
2
)
1 Bei allgemeinen Anordnungen kann je nach Art der Leistung auf den Namen, die Angabe des Betrages und die Nummer der Haushaltsüberwachungsliste verzichtet werden. 2 Zulässig sind allgemeine Anordnungen für die Dauer eines Haushaltsjahres für:
- Einnahmen, die dem Grunde nach häufig anfallen, ohne dass die zahlungspflichtige Person oder der Betrag schon feststehen (z. B. Zinsen aus Girokonten, Mahngebühren, Verzugszinsen),
- Regelmäßig wiederkehrende Ausgaben, für die der Zahlungsgrund und die empfangsberechtigte Person, nicht jedoch der Betrag feststehen (z. B. Fernsprech-, Gas-, Wasser- und Stromgebühren),
- Geringfügige Ausgaben, bei denen sofortige Barzahlung üblich ist (z. B. Gebühren von Nachnahmesendungen, Portonachgebühren, soweit keine Portokasse vorhanden ist).
3 Am Ende des Haushaltsjahres sind die aufgrund einer allgemeinen Anordnung angenommenen oder ausgezahlten Beträge nachträglich sachlich und rechnerisch festzustellen.
(
3
)
1 Kassenanordnungen sind:
- Zahlungsanordnungen (Einzel-, Sammel-, Jahres- oder Änderungsanordnungen), sofern Einzahlungen anzunehmen oder Auszahlungen zu leisten sind. 2 Allgemeine Anordnungen sind möglich für wiederkehrende Zahlungen, z. B. Zeitungsgebühren, Mieten, Zinsen.
- Buchungsanordnungen (z. B. Änderungen des Haushaltsjahres oder der Haushaltsstelle und sonstige Umbuchungen, Bildung von Haushaltsresten).
- die anordnende Stelle,
- den anzunehmenden oder auszuzahlenden Betrag,
- die zahlungspflichtige/empfangende Person (nach Möglichkeit soll auch Bankverbindung, Kontonummer und Bankleitzahl – oder bei automatisierter Zahlung die Empfängernummer – angegeben werden),
- den Fälligkeitstag, sofern die Zahlung nicht sofort fällig ist,
- die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr,
- ggf. einen Vermerk über die Eintragung in den Vermögens- oder Schuldennachweis,
- den Zahlungsgrund,
- die Feststellungsvermerke,
- das Datum der Anordnung,
- die Unterschrift der zur Anordnung berechtigten Person.
3 Auf einer verkürzten Kassenanordnung (z. B. Stempel) kann auf die Angaben der Ziffern 3, 4, 6 und 7 verzichtet werden, wenn sie aus dem Beleg zweifelsfrei erkennbar sind.
Zu Ziffer 2:
1 Erfolgt eine Zahlungsanordnung in ausländischer Währung, so ist die Buchung in Höhe des valutierten Euro vorzunehmen. 2 Der Betrag ist durch vorangestelltes Zeichen zu sichern.
1 Erfolgt eine Zahlungsanordnung in ausländischer Währung, so ist die Buchung in Höhe des valutierten Euro vorzunehmen. 2 Der Betrag ist durch vorangestelltes Zeichen zu sichern.
Zu Ziffer 8:
1 Feststellungsvermerke beziehen sich auf:
1 Feststellungsvermerke beziehen sich auf:
- die sachliche Feststellung,
- die rechnerische Feststellung,
- die fachtechnische Feststellung
2 Mit der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit wird bestätigt:
- die Richtigkeit der im Rechnungsbeleg enthaltenen tatsächlichen Angaben, dass die Einnahme oder Ausgabe mit den geltenden Bestimmungen im Einklang steht und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verfahren wurde,
- dass die Lieferung und Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist.
3 Mit der Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit wird bestätigt, dass der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen richtig sind. 4 Dieser Feststellungsvermerk schließt auch die Richtigkeit der den Berechnungen zugrunde liegenden Ansätze nach den Berechnungsunterlagen (z. B. Bestimmungen, Verträge, Tarife) ein.
5 Die Bescheinigung der fachtechnischen Richtigkeit erstreckt sich auf die fachtechnische Seite der sachlichen Feststellung, wenn für die sachliche Feststellung besondere Fachkenntnisse (z. B. auf bautechnischem oder ärztlichem Gebiet) erforderlich sind.
6 Die zuständige Stelle bestimmt, wer zur Erteilung von Feststellungsvermerken befugt ist. 7 Hiervon sind Kasse und Rechnungsprüfung zu unterrichten.
8 Zuständige Stelle im Sinne dieser Vorschrift ist für Kirchgemeinden der Gemeindekirchenrat, für die Superintendentur der Vorstand der Kreissynode und für die Landeskirche der Landeskirchenrat.
9 Wer zur Anordnung von Kassenanordnungen befugt ist, kann zugleich die sachliche Richtigkeit feststellen.
Zu Ziffer 11:
1 Mit der Unterschrift wird die Gesamtverantwortung für die Kassenanordnung einschließlich der Bestätigung nach § 39 Abs. 3 übernommen. 2 Die zuständige Stelle bestimmt, wer zur Erteilung von Kassenanordnungen befugt ist. 3 Hiervon sind Kasse und Rechnungsprüfung zugleich mit einer Unterschriftsprobe zu unterrichten.
#1 Mit der Unterschrift wird die Gesamtverantwortung für die Kassenanordnung einschließlich der Bestätigung nach § 39 Abs. 3 übernommen. 2 Die zuständige Stelle bestimmt, wer zur Erteilung von Kassenanordnungen befugt ist. 3 Hiervon sind Kasse und Rechnungsprüfung zugleich mit einer Unterschriftsprobe zu unterrichten.
§ 56
Zahlungen (§ 41 Abs. 3 HKR-G)
1 Unter Buchungsstellen sind Verwahr- und Vorschusskonten sowie Haushaltsstellen zu verstehen. 2 Die Zuordnung zu einer Buchungsstelle muss aus dem Beleg oder der handschriftlichen Erläuterung des Anordnungsberechtigten zweifelsfrei erkennbar sein.
#§ 57
Nachweis der Einzahlungen (Quittungen) (§ 42 HKR-G)
1 Zahlungsmittel, die nicht unmittelbar bei der Kasse eingehen, sind dieser unverzüglich zuzuleiten. 2 Schecks sind sofort mit dem Vermerk "Nur zur Verrechnung" zu versehen.
1 Angenommene Schecks sind in ein Schecküberwachungsbuch einzutragen, aus dem sich mindestens der Tag der Annahme und der Tag der Weiterleitung an die Bank sowie Aussteller und Höhe des Betrages ergeben. 2 Aus Gründen der Kassensicherheit sind 3-fach durchnummerierte Quittungsblocks zu verwenden.
#§ 58
Nachweis der Auszahlungen (Quittungen) (§ 44 Abs. 1 HKR-G)
1 Auf eine Quittung darf nur in besonderen Ausnahmefällen (z. B. Geschenkübergabe bei Einweihungen) verzichtet werden. 2 In diesem Falle hat der Überbringer die Übergabe zu bestätigen; diese Bestätigung ist der Kassenanordnung beizufügen.
#§ 59
Buchführung (Zeitbuchung, Sachbuchung), Belegpflicht
(§ 45 Abs. 1 HKR-G)
Die Sollbuchführung bedarf der Genehmigung der kirchlichen Aufsicht.
#§ 60
Zeitliche Buchung der Einzahlungen und Auszahlungen (§ 46 HKR-G)
1 Durch Dienstanweisung kann zugelassen werden, dass nicht täglich gebucht werden muss, wenn dies nach dem Umfang des Buchungsanfalls gerechtfertigt erscheint. 2 Dies ist regelmäßig bei einem Buchungsvolumen von 400 Buchungen/Jahr oder bei Übertragung der Buchhaltung auf eine Buchungs- und Kassenstelle der Fall.
3 Bei Verrechnung zwischen verschiedenen Buchungsstellen sind Einnahmen und Ausgaben am gleichen Tag zu buchen. 4 Wird im automatisierten Verfahren gebucht, können die Buchungen auch nach den in Abs. 1 und 2 genannten Tagen vorgenommen werden. 5 Sie sind unverzüglich und stets unter dem Datum vorzunehmen, das sich aus Abs. 1 und 2 ergibt. 6 Für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben (z. B. öffentliche Abgaben) kann die Kasse die Einzugsermächtigung erteilen, sofern gewährleistet ist, dass das Geldinstitut den Betrag dem Konto wieder gutschreibt, wenn innerhalb der vorgeschriebenen Frist dem Einzug widersprochen wird. 7 Diese Regelung setzt eine Kassenanordnung voraus.
#§ 61
Führung der Bücher (§ 48 Abs. 1 HKR-G)
1 Hilfsbücher können sein:
- Zum Zeitbuch:
- das Tagesabschlussbuch,
- das Schecküberwachungsbuch,
- das Kassenbuch,
- Vorbücher (Hebelisten u.ä.);
- zum Sachbuch (einschließlich Verwahr- und Vorschussbuch)
- Vorbücher (Personenkonten, Hebelisten u.ä.).
2 Werden die Bücher in einem automatisierten Verfahren erstellt, muss sichergestellt sein, dass
- das angewandte Verfahren von der zuständigen Stelle nach vorausgegangener Prüfung freigegeben ist,
- die verwendeten Programme dokumentiert sind,
- die Daten vollständig und richtig erfasst, eingegeben, verarbeitet, gespeichert und ausgegeben werden,
- in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
- die Unterlagen, die für den Nachweis der maschinellen Abwicklung der Buchungsvorgänge erforderlich sind, und die Dokumentation der verwendeten Programme bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für Belege verfügbar bleiben.
- Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden,
- die in Nummer 3 genannten Tätigkeitsbereiche gegenüber der Programmierung und ggf. gegeneinander abgegrenzt und die dafür Verantwortlichen bestimmt werden.
3 Bei der Buchführung in Form von visuell nicht lesbaren Speichern muss neben den Erfordernissen der Nr. 1 bis 7 noch gewährleistet sein, dass
- die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt verändert werden können,
- die Buchungen bis zum Jahresabschluss jederzeit in angemessener Frist visuell ausgegeben werden können.
4 Die Bücher sind gegen Verlust, Wegnahme und Veränderungen zu schützen.
#§ 62
Tagesabschluss (§ 49 Abs. 2 HKR-G)
Bleibt der Kassenfehlbetrag unaufgeklärt und haftet kein Mitarbeiter oder ist kein Ersatz zu erlangen, so ist der Fehlbetrag aus den Haushalt zu übernehmen, frühestens jedoch nach sechs Monaten.
#§ 63
Jahresrechnung (§ 52 HKR-G)
1 Die Jahresrechnung besteht aus der Zusammenfassung der Abschlussergebnisse aller Haushaltsstellen einschließlich des Vergleichs mit dem jeweiligen Haushaltsansatz (Sachbuchabschluss). 2 Als Anlagen sind der Jahresrechnung insbesondere beizufügen: Sachbücher, Belege, Nachweis über das Vermögen und die Bürgschaften, Nachweis der beim Jahresabschluss bestehenden Haushalts- und Kassenreste sowie der unerledigten Vorschüsse und Verwahrgelder, Sammelnachweise (soweit solche geführt werden), Übersicht über erhebliche Abweichungen vom Haushaltsansatz mit Erläuterungen.
#§ 64
Wirtschaftsplan (§ 55 Abs. 1 HKR-G)
Ein Wirtschaftsplan entspricht sinngemäß dem Haushaltsplan; er kommt in Frage für Wirtschaftsbetriebe und Einrichtungen, die mit der Absicht auf Gewinnerzielung betrieben werden oder mindestens eine volle Kostendeckung anstreben.
#§ 65
Jahresabschluss (§ 56 HKR-G)
Neben dem Jahresabschluss soll ein Lagebericht erstellt werden.
#§ 66
Aufgaben und Organisation (§ 57 Abs. 2 bis 5 HKR-G)
(
1
)
1 Kirchgemeinden bzw. Superintendenturen haben die Genehmigung der kirchlichen Aufsicht einzuholen. 2 Für die Landeskirche entscheidet der Landeskirchenrat.
(
2
)
1 Ausnahmen in den Kirchgemeinden bzw. Superintendenturen bedürfen der Genehmigung der kirchlichen Aufsicht. 2 Für die Landeskirche entscheidet der Landeskirchenrat.
#§ 67
Kassengeschäfts für Dritte (§ 58 HKR-G)
1 Von dieser Möglichkeit soll nur Gebrauch gemacht werden, wenn ein kirchliches Interesse besteht. 2 Kirchgemeinden bzw. Superintendenturen haben die Genehmigung der kirchlichen Aufsicht einzuholen. 3 Für die Landeskirche entscheidet der Landeskirchenrat.
#§ 68
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Kasse
(§ 60 Abs. 1 HKR-G)
1 Beim Wechsel der zuständigen Person der Kassen führenden Stelle sind die Kassengeschäfte förmlich zu übergeben. 2 Die Mitarbeiter der Kassen führenden Stelle dürfen auf ihren Jahresurlaub nicht verzichten, haben mindestens die Hälfte des Urlaubs zusammenhängend zu nehmen und sich während des Urlaubs jeder dienstlichen Tätigkeit in der Kassenverwaltung zu enthalten.
(§ 60 Abs. 2 HKR-G)
3 Der Grad der Verwandtschaft und Verschwägerung bestimmt sich nach den Vorschriften des bürgerlichen Rechts.
#§ 69
Geschäftsverteilung in der Kasse (§ 61 Abs. 1 und 3 HKR-G)
(
1
)
1 Die Bankvollmacht ist von zwei Personen gemeinschaftlich auszuüben. 2 In der Regel sollen mindestens drei Personen unterschriftsberechtigt sein. 3 Ausnahmen bedürfen der Zustimmung des Kreiskirchenamtes.
4 Die einzurichtenden Bankkonten müssen auf den Namen der Körperschaft oder der Kasse der Körperschaft lauten.
5 Wird der Überweisungsverkehr im automatisierten Verfahren unmittelbar durch Datenträgeraustausch vorgenommen, haben die Verfügungsberechtigten die Zahlungsliste unverzüglich, auf jeden Fall innerhalb der Rückruffrist, zu unterschreiben.
(
2
)
1 Zuständige Stelle im Sinne von § 61 HKR-G ist für Kirchgemeinden der Gemeindekirchenrat, für die Superintendentur der Vorstand der Kreissynode und für die Landeskirche der zuständige Dezernent. 2 Ist die Kassen führende Stelle einer Kirchgemeinde bzw. Superintendentur nur mit einer Person besetzt, gilt die Genehmigung als erteilt. 3 Ist die Kasse einer Kirchgemeinde bzw. Superintendentur mit mehreren Mitarbeitern besetzt, ist die Genehmigung der kirchlichen Aufsicht einzuholen.
#§ 70
Verwaltung des Kassenbestandes (§ 62 HKR-G)
1 Sind für Aufbewahrung und Beförderung von Zahlungsmitteln Versicherungen abgeschlossen, so sind die versicherungsrechtlichen Erfordernisse zu beachten.
2 § 62 Abs. 1 HKR-G gilt auch für Wertpapiere, Sparbücher und sonstige Urkunden über Vermögenswerte und Ansprüche. 3 Über die Annahme und Auslieferung zu verwahrender Gegenstände ist ein Nachweis zu führen.
2 § 62 Abs. 1 HKR-G gilt auch für Wertpapiere, Sparbücher und sonstige Urkunden über Vermögenswerte und Ansprüche. 3 Über die Annahme und Auslieferung zu verwahrender Gegenstände ist ein Nachweis zu führen.
4 Aus Gründen der Kassensicherheit ist in die Sparbücher ein Vermerk aufnehmen zu lassen, dass Abhebungen nur über ein Konto der Kassen führenden Stelle zulässig sind.
#§ 71
Dienstanweisung für die Kasse (§ 64 HKR-G)
Der Landeskirchenrat hat hierzu in Anlage II. eine Musterdienstanweisung beschlossen.
#§ 72
Vermögen (§ 65 Abs. 3 HKR-G)
Für die in der Vergangenheit unterlassenen Instandhaltungen sollen Zuführungen zu Rückstellungen vorgenommen werden.
#§ 73
Vermögensgliederung (§ 67 Abs. 1 HKR-G)
Zum Vermögen gehören nicht bewegliche Sachen mit einem Wert von unter 500 €.
#§ 74
Beteiligung an privatrechtlichen Unternehmen (§ 68 HKR-G)
Vor der Beteiligung an privatrechtlichen Unternehmen ist sorgfältig zu prüfen, welche Risiken damit verbunden sind.
#§ 75
Rücklagen (§ 69 Abs. 1 HKR-G)
1 Rücklagen sind Geldbestände, die aus dem Haushalt ausgeschieden und für eine spätere Verwendung zurückgelegt werden. 2 Für beabsichtigte oder zu erwartende Investitionen soll frühzeitig mit der Bildung einer entsprechenden Rücklage begonnen werden.
3 Zuführungen zu Rücklagen und Entnahmen erfolgen über den Haushalt. 4 Das gleiche gilt für Zinsen und Dividenden. 5 Zuführungen zu Rücklagen sind nicht zulässig, wenn sich hierdurch ein Fehlbetrag ergeben würde; dies gilt nicht für zweckgebundene Einnahmen.
6 Die Rücklagen sind so anzulegen, dass sie für ihren Zweck verfügbar sind. 7 Der Grundsatz der Sicherheit einer Geldanlage hat Vorrang vor der Wirtschaftlichkeit.
#§ 76
Betriebsmittelrücklage (§ 70 HKR-G)
Wird die Betriebsmittelrücklage in die Sammelrücklage einbezogen, so muss wenigstens der Mindestbetrag jederzeit greifbar sein.
#§ 77
Ausgleichsrücklage (§ 71 HKR-G)
Die Inanspruchnahme der Ausgleichsrücklage bedarf der Veranschlagung im Haushaltsplan.
#§ 78
Tilgungsrücklage (§ 72 HKR-G)
Von der Bildung einer Tilgungsrücklage kann ausnahmsweise abgesehen werden, wenn zum Zeitpunkt der Fälligkeit des Darlehens Deckungsmittel, insbesondere ein bereits zugesagter Zuschuss, tatsächlich zur Verfügung stehen.
#§ 79
Bürgschaftssicherungsrücklage (§ 73 HKR-G)
Das Risiko aus Bürgschaften bestimmt die Höhe der Bürgschaftsrücklage.
#§ 80
Rückstellungen (§ 75 HKR-G)
1 Rückstellungen decken Verpflichtungen ab, die zwar dem Grunde nach, aber noch nicht der Höhe und dem Zeitpunkt der Fälligkeit nach bekannt sind. 2 Sie sind insbesondere für Versorgungs- und Clearingverpflichtungen zu bilden.
#§ 81
Kassenprüfungen (§ 77 Abs. 4 HKR-G)
(
1
)
1 Es müssen hierzu zwei örtliche Kassenprüfer bestellt werden. 2 In Kirchgemeinden bestellt die Kassenprüfer der Gemeindekirchenrat, in Superintendenturen die Kreissynode.
(
2
)
Mit der Kassenaufsicht soll eine Person beauftragt werden.
#§ 82
Rechnungsprüfungen (§ 78 HKR-G)
1 Der Prüfungsbericht ist der geprüften Institution und der für die Entlastung zuständigen Stelle zuzuleiten. 2 Ist die Kassenführung einem Dritten übertragen, so ist auch diesem ein Exemplar des Prüfungsberichts zuzuleiten. 3 Mit der Rechnungsprüfung soll in der Regel eine Kassenprüfung verbunden werden, es sei denn, die Kassengeschäfte sind nach § 57 Abs. 3 und 4 HKR-G einer anderen Stelle übertragen.
#§ 83
Entlastung (§ 83 Abs. 2 HKR-G)
Die Entlastung steht unter dem Vorbehalt der Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt, sofern es noch nicht geprüft hat.
#IV. Teil:
Schlussbestimmungen
###§ 84
Schlussbestimmungen
Die Durchführungsbestimmungen treten mit Wirkung vom 1. September 2002 in Kraft.
#Anlage I
#Richtlinie über die Gewährung von Zuwendungen nach § 22 HKR-G
- 1
- Begriff der Zuwendung
- 1.1
- 1 Zuwendungen im Sinne dieser Richtlinie sind Leistungen zur Erfüllung von Aufgaben, an denen ein erhebliches Interesse der bewilligenden Stelle besteht. 2 Es handelt sich um einmalige oder laufende Leistungen, auf die ein Rechtsanspruch nicht besteht.
- 1.2
- Zu den Zuwendungen gehören Zuweisungen im kirchlichen Bereich und Zuschüsse an Dritte.
- 1.3
- Nicht zu den Zuwendungen gehören Leistungen aufgrund rechtlicher Verpflichtungen und Mitgliedsbeiträge.
- 2.
- Zuwendungsarten
Gefördert werden:- Projekte (einzelne bestimmte Vorhaben und Maßnahmen),
Institutionen (zur vollständigen oder teilweisen Deckung planmäßig veranschlagter Ausgaben).
- 3.
- Bewilligungsvoraussetzungen
- 3.1
- Zuwendungen sollen nur bewilligt werden, wenn die beantragende Stelle nachgewiesen hat, dass sie alle Möglichkeiten zur Beschaffung von Eigenmitteln ausgeschöpft hat und der Zuwendungszweck nicht auf andere Weise erreicht werden kann, etwa durch Bürgschaften, Garantien oder sonstige Gewährleistungen.
- 3.2
- Nicht rückzahlbare Zuwendungen sollen nur bewilligt werden, soweit der Zweck nicht durch rückzahlbare Zuwendungen erreicht werden kann.
- 3.3
- 1 Zuwendungen sind schriftlich zu beantragen. 2 Die bewilligende Stelle kann Antragsvordrucke vorschreiben.
- 3.4
- Die Anträge müssen mindestens folgende Angaben enthalten:
- Begründung über die Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit der Maßnahme und die Angemessenheit der beantragten Mittel,
- Überblick über den Umfang, die Finanzierung und die Folgekosten der Maßnahme,
- Hinweis, ob bei anderen kirchlichen Zuwendungsgebern eine Zuwendung beantragt wird.
- 3.5
- Den Anträgen sind mindestens folgende Unterlagen beizufügen:
- bei Projektförderung Pläne, Kostenermittlung und verbindlicher Finanzierungsplan ggf. einschließlich Wirtschaftlichkeitsuntersuchung,
- bei institutioneller Förderung Haushalts- oder Wirtschaftsplan einschließlich Stellenplan.
- 3.6
- 1 Zuwendungen dürfen nur solchen Stellen bewilligt werden, bei denen eine ordnungsgemäße Geschäftsführung gesichert ist und die in der Lage sind, die Verwendung der Mittel bestimmungsgemäß nachzuweisen. 2 Eine Bewilligung setzt die Zustimmung der geförderten Stelle voraus, dass die bewilligende Stelle durch ihre Prüfungsorgane die zweckentsprechende Verwendung – im Falle einer institutionellen Förderung die gesamte Haushalts- und Wirtschaftsführung – prüfen kann.
- 3.7
- 1 Eine Bewilligung ist erst möglich, wenn die Prüfung des Antrags ergibt, dass die vorgenannten Bewilligungsvoraussetzungen erfüllt sind. 2 In besonderen Fällen (z. B. Katastrophenhilfe) kann die zuständige Stelle Ausnahmen zulassen.
- 3.8
- Je nach Art, Zweck und Höhe der Zuwendungen können zusätzliche Bedingungen festgelegt oder Auflagen erteilt werden.
- 4.
- Bewilligungsbedingungen
- 4.1
- Die Zuwendung darf nur zu dem festgelegten Zweck unter Beachtung der Bedingungen und Auflagen geleistet und muss so sparsam und wirtschaftlich wie möglich verwandt werden.
- 4.2
- 1 Bei den aus der Zuwendung finanzierten Personalkosten sollen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht besser gestellt werden als die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der bewilligenden Stelle. 2 Ansonsten sind die Zuwendungen anteilig zu reduzieren.
- 4.3
- Der Fortfall des Zuwendungszweckes, die Änderung des Finanzierungsplanes und die Verzögerung der Verwendung sind der bewilligenden Stelle unverzüglich anzuzeigen.
- 4.4
- Zuwendungen dürfen zur Bildung von Rücklagen und Rückstellungen nur mit vorheriger schriftlicher Einwilligung der bewilligenden Stelle verwendet werden.
- 4.5
- 1 Die geförderte Stelle hat einen Verwendungsnachweis zu erbringen (zahlenmäßiger Nachweis und ggf. sachlicher Bericht). 2 Die bewilligende Stelle kann Vordrucke für den Verwendungsnachweis vorschreiben. 3 Auf Anforderung sind die entsprechenden Belege (begründende Unterlagen) vorzulegen.
- 4.6
- Bei institutioneller Förderung kann auf einen besonderen Verwendungsnachweis verzichtet werden, wenn die Haushalts- und Wirtschaftsführung der geförderten Stelle ohnehin der Prüfung durch das Prüfungsorgan der bewilligenden Stelle unterliegt.
- 4.7
- Gibt die geförderte Stelle die Zuwendung ganz oder teilweise weiter, so gelten diese Richtlinien auch für die letztempfangende Stelle.
- 5.
- Besondere Bewilligungsbedingungen für Baumaßnahmen
- 5.1
- 1 Zuwendungen zur Finanzierung von Baumaßnahmen sollen in der Regel nur gewährt werden, wenn mit der Baumaßnahme vor der Bewilligung der Zuwendung noch nicht begonnen wurde, es sei denn, die bewilligende Stelle hat vor Beginn der Baumaßnahme die schriftliche Zustimmung erteilt. 2 Eine Baumaßnahme gilt bereits mit der ersten Auftragsvergabe als begonnen.
- 5.2
- Werden Baumaßnahmen mit Zuwendungen gefördert, sind die allgemein anerkannten Regeln der Baukunst, die Bestimmungen des geltenden Baurechts, der Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB) und die Gewährleistungspflicht der Handwerker zu beachten.
- 5.3
- Die bewilligende Stelle kann verlangen, dass vor Beginn der Baumaßnahmen eine sachverständige Stelle um gutachtliche Stellungnahme gebeten wird.
- 6
- Bewilligung
- 6.1
- Zuwendungen werden durch schriftlichen Bescheid mit der Auflage bewilligt, dass die geförderte Stelle die Bewilligungsbedingungen schriftlich anerkennt.
- 6.2
- Die Bewilligung soll widerrufen und eine bereits ausgezahlte Zuwendung zurückgefordert werden, wenn die geförderte Stelle die Zuwendung zu Unrecht erlangt hat.
- 7.
- Auszahlung und Prüfung
- 7.1
- Die benötigten Mittel sollen nur insoweit zur Auszahlung angewiesen werden, als sie für fällige Zahlungen im Rahmen des Zuwendungszweckes benötigt werden.
- 7.2
- Im Rahmen der Projektförderung kann die Auszahlung davon abhängig gemacht werden, dass über die Verwendung bereits gezahlter Teilbeträge ein Zwischennachweis vorgelegt wird.
- 7.3
- Der Verwendungsnachweis ist dahingehend zu prüfen, ob die Bewilligungsbedingungen eingehalten worden sind.
Anlage II
#Musterdienstanweisung für die Kassen führende Stelle nach § 64 HKR-G
Anmerkung:
1 Bei Erlass einer Dienstanweisung anhand der folgenden Anlage sind die mit einer Reihe von Punkten gekennzeichneten Textstellen durch entsprechende Regelungen zu ergänzen. 2 Kassen führende Stelle kann eine Buchungs- und Kassenstelle oder ein/e (Kirch-)Rechnungsführer/in sein.
#I–Organisation
- 1.
- Dienst- und Fachaufsicht
- 1.1
- Die Dienstaufsicht über die Kassenleitung führt (i. d. R. Pastorin/Pfarrer/Superintendent/in).
- 1.2
- Die zuständige Stelle überträgt der Kassenleitung die Dienstaufsicht über die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kasse und der für die Kassenaufsicht bestellten Person die Fachaufsicht über die Kasse.
- 1.3
- Die Fachaufsicht obliegt der kirchlichen Aufsicht.
- 2.
- Zahlstellen
- 2.1
- Über die Einrichtung von Zahlstellen entscheidet die Kassenleitung einvernehmlich mit der für die Kassenaufsicht bestellten Person.
- 2.2
- Für den Geschäftsgang der Zahlstellen gelten die hierfür von der Kassenleitung zu erlassenden besonderen Anweisungen im Rahmen der Bestimmungen über die Zahlstellen.
- 3.
- Geschäftsverteilung
Die Geschäftsverteilung in der Kasse ist in der Anlage zu dieser Dienstanweisung geregelt (entfällt, sofern nicht mehr als ein Mitarbeiter in der Kasse beschäftigt ist).
II – Kassenleitung und Kassenpersonal
- 4.
- Kassenleitung
- 4.1
- Die Kassenleitung ist für die ordnungsgemäße, zweckentsprechende und wirtschaftliche Erledigung der Kassengeschäfte verantwortlich.
- 4.2
- In den Fällen der Ziffer 5.1 Buchst. e) und f) dieser Dienstanweisung setzt die Kassenleitung die für die Kassenaufsicht bestellte Person über die Gegebenheiten in Kenntnis.
- 5.
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- 5.1
- Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kasse sind insbesondere verpflichtet,
- in ihrem Arbeitsbereich sorgfältig auf die Sicherheit der Kasse und des Kassenbestandes zu achten,
- die Datenerfassung unverzüglich vorzunehmen,
- die angeordneten Einnahmen und Ausgaben rechtzeitig und vollständig zu erheben oder zu leisten,
- für eine schnelle Abwicklung der Verwahrgelder und Vorschüsse zu sorgen,
- die Kassenleitung bzw. die mit der Dienst- und Fachaufsicht beauftragten Personen unverzüglich zu unterrichten, wenn die Kasse in wirtschaftliche Schwierigkeiten gerät,
- Mängel oder Unregelmäßigkeiten im Bereich der Kasse der Kassenleitung bzw. der mit der Dienst-und Fachaufsicht beauftragten Personen mitzuteilen.
- 5.2
- Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kasse dürfen nicht
- eigene Zahlungsmittel oder Wertgegenstände in Kassenbehältern aufbewahren,
- ohne Genehmigung der Kassenleitung Zahlungsmittel oder Wertgegenstände außerhalb der Kassenräume annehmen,
- 1 auf ihren Jahresurlaub verzichten. 2 Sie haben mindestens die Hälfte des Urlaubs zusammenhängend zu nehmen und sich während des Urlaubs jeder dienstlichen Tätigkeit in der Kasse zu enthalten.
- 5.3
- Zahlungsmittel und Wertgegenstände dürfen nur von den hierfür Beauftragten entgegengenommen werden.
III – Geschäftsgang
- 6.
- Kassenstunden
Die Öffnungszeiten der Barkasse werden wie folgt festgesetzt: Sie sind durch Aushang bekannt zu geben. - 7.
- Eingänge
- 7.1
- Die Kassenleitung hat darauf zu achten, dass für sie bestimmte Sendungen ungeöffnet an sie weitergeleitet werden.
- 7.2
- Wertsendungen sind von der Kassenleitung in Gegenwart einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Kasse oder in Anwesenheit von unabhängigen Dritten zu öffnen und zu prüfen.
- 8.
- Schriftverkehr
Die Kasse führt den Schriftwechsel unter der Bezeichnung - 9.
- Kassenübergabe
- 9.1
- Bei einem Wechsel der Kassenleitung ist eine Kassenbestandsaufnahme und möglichst eine Kassenprüfung vorzunehmen.
- 9.2
- Bei der Kassenübergabe soll die für die Kassenaufsicht zuständige Person mitwirken.
- 9.3
- Über die Kassenübergabe ist eine Niederschrift anzufertigen.
IV – Geldverwaltung, Zahlungen
- 10.
- Konten
- 10.1
- Über die Einrichtung und Bezeichnung der Konten entscheidet die Kassenleitung einvernehmlich mit der für den Haushalt zuständigen Stelle.
- 10.2
- Es werden folgende Konten geführt:
- 11.
- Geldanlagen
1 Für die Liquiditätssteuerung aus der laufenden Haushaltsrechnung und für die Anlage des Kassenbestandes ist die Kassenleitung verantwortlich. 2 Für die übrigen Geldanlagen werden die Zuständigkeiten wie folgt festgelegt: - 12.
- Verfügungsberechtigung
- 12.1
- 1 Überweisungsaufträge und Schecks sind von zwei Personen zu unterzeichnen. 2 Berechtigt sind:
- 12.2
- Wird der Überweisungsverkehr im automatisierten Verfahren unmittelbar durch Datenträgeraustausch oder Bankaufträge am Bankautomaten vorgenommen, haben die Verfügungsberechtigten die Zahlungsliste oder Quittungen unverzüglich, auf jeden Fall innerhalb der Rückruffrist, zu unterschreiben.
- 12.3
- Aus Gründen der Kassensicherheit ist mit dem Geldinstitut zu vereinbaren, dass Abhebungen von Sparkonten nur über ein Konto der Kassen führenden Stelle zulässig sind.
- 12.4
- Bei Girokonten ist mit der Bank ein Überziehungsrahmen von max. 2 500 € zu vereinbaren.
- 13.
- Zahlungsverkehr
- 13.1
- Zahlungen sind möglichst im automatisierten Überweisungsverfahren zu bewirken.
- 13.2
- Zahlungsmittel, die der Kasse von der einzahlenden Person übergeben werden, sind in deren Gegenwart auf ihre Echtheit, Vollzähligkeit und Vollständigkeit zu prüfen.
- 13.3
- Aufrechnungen, Verrechnungen und Umbuchungen sind durch Vermerke zu bescheinigen und durch die Gegenbuchung zu belegen.
- 13.4
- Die Annahme und Behandlung von Schecks der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist wie folgt geregelt:
- 13.5
- Es ist unzulässig, Wechsel auszustellen oder anzunehmen.
- 14.
- Barkasse
- 14.1
- 1 Der Barbestand ist so niedrig wie möglich zu halten. 2 Er darf den versicherten Betrag nicht übersteigen.
- 14.2
- Die Kasse hat sich bei Barauszahlungen davon zu überzeugen, dass die abholende Person zum Empfang berechtigt ist.
- 15.
- Kassenanordnungen
- 15.1
- Die in der Kasse eingehenden Anordnungen sind auf formelle Richtigkeit zu prüfen.
- 15.2
- 1 Bei automatisierten Überweisungen haben die mit der Erfassung betrauten Personen ggf. stichprobenweise zu prüfen, ob in den Fällen, in denen bereits von der anordnenden Stelle Empfängernummern eingetragen sind, die empfangsberechtigten Personen mit den in der Empfängerbestandsliste gespeicherten Namen übereinstimmen; die Bankverbindungen sind stichprobenweise anhand der den Anordnungen beigefügten Unterlagen zu prüfen. 2 Die Empfängerbestandsliste ist laufend zu pflegen.
- 16.
- Fälligkeit, Zahlungserinnerung, Mahnung
- 16.1
- Für die Überwachung der Fälligkeitstermine der angewiesenen Beträge ist die Kassenleitung verantwortlich.
- 16.2
- 1 Ist ein Betrag zum Fälligkeitstermin noch nicht eingegangen, so ist der zahlungspflichtigen Person eine Zahlungserinnerung mit einer Zahlungsfrist von zehn Werktagen zuzusenden. 2 Weist die Anordnung keinen Fälligkeitstermin auf; so wird die Zahlungserinnerung vier Wochen nach Eingang der Anordnung in der Kasse erteilt.
- 16.3
- 1 Erfolgt innerhalb der erneuten Zahlungsfrist nach Ziffer 16.2 kein Zahlungseingang, ist die zahlungspflichtige Person zu mahnen. 2 Von Mahnungen wird bei Beträgen unter 5 € abgesehen, es sei denn, dass die anordnende Stelle eine Mahnung aus grundsätzlichen Erwägungen für erforderlich hält.
- 16.4
- 1 Geht der Betrag nach einer erneuten Frist von zehn Werktagen nicht bei der Kasse ein, so ist der Vorgang (Kassenanordnung und Durchschriften der Zahlungserinnerung und der Mahnung) der anordnenden Stelle zur Entscheidung zu übergeben. 2 Das gerichtliche Mahnverfahren bzw. Verwaltungszwangsverfahren wird eingeleitet von
- 17.
- Quittungen
Form und Inhalt der Quittungen sind wie folgt geregelt: (z. B. Unterschriftsberechtigung mit Aushang im Kassenraum, Numerierung der Vordrucke, Aufbewahrung der Vordrucke und Stempel)
V – Kassensicherheit
- 18.
- Realisation der Kassensicherheit
- 18.1
- Die Kassenleitung ist für die Kassensicherheit verantwortlich.
- 18.2
- 1 Bei der Realisation der Kassensicherheit sind die jeweils neuesten organisatorischen, baulichen und technischen Erkenntnisse bzw. Gegebenheiten zu berücksichtigen. 2 Die Zugangsberechtigung zum ggf. verwendeten EDV-Programm ist zu regeln und über das EDV-Programm zu steuern.
- 19.
- Schlüssel
- 19.1
- Die Schlüssel werden wie folgt verwahrt: (z. B. Tresorschlüssel, Barkassenschlüssel, Dienstschlüssel, Duplikatschlüssel)
- 19.2
- 1 Der Verlust von Schlüsseln ist der Kassenleitung unverzüglich anzuzeigen. 2 Die Kassenleitung regelt im Einvernehmen mit der zuständigen Stelle das Weitere und setzt die mit der Kassenaufsicht betraute Person in Kenntnis.
- 20.
- Zahlungsmittel und Wertgegenstände
- 20.1
- 1 Zahlungsmittel, Schecks, Sparbücher und sonstige Urkunden über Vermögenswerte und Ansprüche sind in einem geeigneten Kassenbehälter aufzubewahren, soweit sie nicht zur Erledigung der laufenden Kassengeschäfte in einem verschließbaren Behälter von den mit den Kassiergeschäften betrauten Personen zur Verfügung zu halten sind. 2 Dieser Behälter ist möglichst nur während des einzelnen Zahlungsvorganges geöffnet zu halten.
- 20.2
- Zahlungsmittel sind außerhalb der Dienststunden, Wertgegenstände ständig in einem geeigneten Kassenbehälter unter Verschluss zu halten, d. h. Geldkassetten sind in einem Schrank, Tresor o. ä. zu verschließen.
- 20.3
- Zahlungsmittel und Wertgegenstände, die nicht zum Bestand der Kasse gehören, dürfen nur mit schriftlicher Zustimmung der Kassenleitung bzw. der mit der Dienst-und Fachaufsicht beauftragten Personen im Kassenbehälter getrennt von den Beständen der Kasse aufbewahrt werden.
- 20.4
- Über die Annahme und Auslieferung der zu verwahrenden Gegenstände ist ein Nachweis zu führen.
- 21.
- Kassenbücher, Protokolle, Belege
- 21.1
- 1 Bücher nach § 48 HKR-G sind ggf. einschließlich Sicherheitsmedien der EDV-Buchführung gesichert aufzubewahren. 2 Die Bestimmungen des Datenschutzes sind einzuhalten.
- 21.2
- 1 Die Kassenbücher, Belege und Akten dürfen nur den mit Prüfungen Beauftragten ausgehändigt werden. 2 Anderen Personen ist die Einsicht in die Unterlagen und der Aufenthalt in den Kassenräumen nur zu gestatten, wenn ein berechtigtes Interesse gegenüber der Kassenleitung erkennbar ist oder nachgewiesen wird.
- 22.
- Geldbeförderung
Bei Geldtransporten sind besondere Vorsichtsmaßnahmen zu beachten:- Beträge von mehr als € sind von zwei Personen zu befördern.
- Der zu befördernde Geldbetrag darf die Höhe des gegen Beraubung versicherten Wertes nicht übersteigen.
VI – Buchführung und Belege
- 23.
- Buchführung
- 23.1
- Buchungsrückstände von mehr als Arbeitstagen sowie Kassendifferenzen, die nicht innerhalb von drei Arbeitstagen aufgeklärt werden konnten, hat die Kassenleitung der mit der Kassenaufsicht beauftragten Person anzuzeigen.
- 23.2
- Für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben (z. B. öffentliche Abgaben) kann die Kasse Einzugsermächtigungen erteilen, sofern gewährleistet ist, dass das Geldinstitut den Betrag dem Konto wieder gutschreibt, wenn innerhalb der vorgeschriebenen Frist dem Einzug widersprochen wird.
- 24.
- Nebenbücher
- 24.1
- Über die Zahlungsvorgänge in der Barkasse ist Buch zu führen.
- 25.
- Erfassungsunterlagen
- 25.1
- Die Datenerfassung darf nur aufgrund ordnungsgemäßer Belege vorgenommen werden.
- 25.2
- 1 Kasseninterne Buchungsbelege (Verwahr, Vorschuss) müssen von der mit der Buchhaltung betrauten Person unterzeichnet werden. 2 Kasseninterne Buchungsbelege für
- die Abwicklung von Irrläufern oder
- die Weiterleitung von Einzahlungen aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder nach Maßgabe getroffener Vereinbarungen an die Berechtigten
sind zusätzlich von der Kassenleitung bzw. der anordnungsberechtigten Person gegenzuzeichnen. - 26.
- Abstimmung
- 26.1
- Bei automatisierten Zahlungen sind die erfassten Daten von zwei Personen anhand der Auszahlungsanordnungen und der Erfassungsprotokolle auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen.
- 26.2
- Die Abstimmung der Girokonten erfolgt vor dem Tagesabschluss.
- 26.3
- Die mit der Führung der Barkasse beauftragte Person hat diese regelmäßig abzustimmen und abzuschließen.
- 27.
- Abschlüsse
1 Im automatisierten Verfahren ist nach jedem Zeitbuchausdruck ein endgültiger Tagesabschluss auf der Basis der Kassenabstimmung nach Nr. 26.2 durchzuführen. 2 Unstimmigkeiten sind der mit der Kassenaufsicht betrauten Person mitzuteilen. - 28.
- Ordnen der Belege
1 Die Belege sind nach der Ordnung des Sachbuches oder des Zeitbuches aufzubewahren. 2 Bei der Ablage nach der Ordnung des Sachbuches sind Belege, die zu mehreren Buchungsstellen gehören, bei der ersten Stelle einzuordnen. 3 Bei den weiteren Buchungsstellen ist ein entsprechender Hinweis aufzunehmen.
VII – Schlussbestimmungen
- 29.
- Besondere Bestimmungen und Ausnahmen
- 29.1
- Sonstige Kassenangelegenheiten und -geschäfte können in besonderen Bestimmungen geregelt und dieser Dienstanweisung beigefügt werden.
- 29.2
- 1 Ausnahmen von den vorstehenden Bestimmungen, insbesondere für kleinere Kassen, sind zulässig. 2 Das Nähere regelt die kirchliche Aufsicht.
- 30.
- Inkrafttreten
Diese Dienstanweisung tritt am in Kraft.