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Geltungszeitraum von: 15.07.2001

Geltungszeitraum bis: 31.01.2013

Ordnung über die Behandlung von Akten,
Registraturen und Archiven bei territorialen
Strukturveränderungen in der Evangelisch-Lutherischen
Kirche in Thüringen

Vom 19. Juni 2001

(ABl. ELKTh S. 179)

Der Landeskirchenrat der Ev.-Luth. Kirche in Thüringen hat gemäß § 82 Abs. 2, Ziffer 3 und 16 der Verfassung in seiner Sitzung am 19. Juni 2001 die folgende Ordnung über die Behandlung von Akten, Registraturen und Archiven bei territorialen Strukturveränderungen beschlossen:
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§ 1
Geltungsbereich

Diese Ordnung gilt für Kirchgemeinden, Pfarrämter, Superintendenturen und sonstige landeskirchliche Dienststellen und Werke.
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§ 2
Weiterführung der Akten

( 1 ) Bei allen Veränderungen der territorialen Struktur sind geschlossene Archivbestände soweit wie möglich unangetastet zu lassen.
( 2 ) Aus den laufenden Registraturen sind an die neuen, für einen Ort oder ein Gebiet zuständigen Amtsstellen diejenigen Akten zu übergeben, die für die Weiterführung der laufenden Angelegenheiten benötigt werden.
( 3 ) Der Weg der Akten muss nachvollziehbar bleiben und durch Übergabelisten dokumentiert werden.
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§ 3
Veränderungen in Kirchgemeinden

( 1 ) Bei Aufteilung einer aus mehreren Orten bestehenden Kirchgemeinde A in zwei Kirchgemeinden A und B bleibt die Gemeinderegistratur in A bestehen, gibt jedoch an die neu entstehende Registratur in B diejenigen Akten ab, die ausschließlich die zur neuen Kirchgemeinde B gehörigen Orte betreffen.
( 2 ) 1 Bei Vereinigung zweier Kirchgemeinden A und B zu einer einzigen Kirchgemeinde B gehen Registratur und Archiv von A nach B über, doch bilden die bis zur Vereinigung abgeschlossenen Akten von A einen eigenen, geschlossenen Bestand, der nicht mit demjenigen von B vermengt werden darf. 2 Die weiterführenden Akten von A gehen dagegen in die Registratur von B ein. 3 Das abgeschlossene Archiv von A kann auch dem Archiv einer höheren Verwaltungsebene zur dauernden Aufbewahrung übergeben werden.
( 3 ) Werden Kirchgemeinden von der Superintendentur A an die Superintendentur B umgegliedert, so werden die noch in der laufenden Registratur von A geführten Orts- und Personalakten über die betreffenden Kirchgemeinden an die Superintendentur B abgegeben, die bereits archivierten Ortsakten und die Generalakten bleiben bei A.
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§ 4
Veränderungen von Superintendenturen

( 1 ) 1 Wird eine Superintendentur A aufgelöst und unter zwei Superintendenturen B und C aufgeteilt, so werden die Generalakten von A abgeschlossen, die laufenden Orts- und Personalakten werden in den Superintendenturen B und C weitergeführt.
2 Das Archiv von A wird geschlossen entweder von B oder von C oder vom Landeskirchenarchiv übernommen.
( 2 ) 1 Werden zwei Superintendenturen A und B zu einer Superintendentur B zusammengelegt, so werden die Generalakten von A abgeschlossen, während die laufenden Orts- und Personalakten in B weitergeführt werden. 2 Die Generalakten von A und die bereits abgeschlossenen Orts- und Personalakten von A werden als Archiv von A geschlossen.
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§ 5
Veränderungen in anderen landeskirchlichen Dienststellen und Werken

( 1 ) 1 Wird eine landeskirchliche Dienststelle oder ein Werk aufgelöst, so werden die Generalakten abgeschlossen. 2 Die laufenden Orts- und Personalakten gelangen an diejenige Dienststelle oder dasjenige Werk, die bzw. das die Aufgaben der aufgelösten Dienststelle oder des aufgelösten Werkes weiterführt. 3 Die Generalakten und die abgeschlossenen Orts- und Personalakten bilden das Archiv der aufgelösten Dienststelle oder des aufgelösten Werkes. 4 Dieses Archiv wird geschlossen als unvermengbare Einheit an diejenige Dienststelle oder dasjenige Werk übergeben, die bzw. das die Aufgaben der aufgelösten Dienststelle oder des aufgelösten Werkes weiterführt. 5 Das Archiv der aufgelösten Dienststelle oder des aufgelösten Werkes kann auch dem Landeskirchenarchiv zur dauernden Aufbewahrung übergeben werden.
( 2 ) 1 Fusionieren zwei oder mehrere Dienststellen oder zwei oder mehrere Werke, so werden deren Generalakten geschlossen. 2 Die laufenden Orts- und Personalakten werden in der neu gebildeten Dienststelle oder dem neu gebildeten Werk weitergeführt. 3 Die Archive der fusionierten Dienststellen oder Werke, das heißt deren abgeschlossene Generalakten und deren abgeschlossene Orts- und Personalakten verbleiben entweder jeweils geschlossen in der neu gebildeten Dienststelle oder dem neu gebildeten Werk oder werden an das Landeskirchenarchiv übergeben.
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§ 6
Übergabe von Archiven

( 1 ) Die Archive aufgelöster landeskirchlicher Dienststellen oder landeskirchlicher Werke sind in erster Linie derjenigen Dienststelle oder demjenigen Werk zu übergeben, welche oder welches seinen Sitz am Ort der Dienststelle oder des Werkes hat.
( 2 ) Es ist alternativ möglich, an eine landeskirchliche Dienststelle oder ein landeskirchliches Werk zu übergeben, deren bzw. dessen Zuständigkeit sich über den größeren Teil des ehemaligen Zuständigkeitsbereiches der aufgelösten Dienststelle oder des aufgelösten Werkes erstreckt.
( 3 ) Für den Fall, dass eine Übergabe des Archivs in dem von Abs. 1 oder Abs. 2 beschriebenen Sinne nicht möglich ist, ist das Archiv dem Landeskirchenarchiv der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Thüringen zu übergeben.
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§ 7
Inkrafttreten

Diese Ordnung tritt mit ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt in Kraft.