₁Ein Archiv soll nicht nur gut geordnet sein, sondern auch auf das Wesentliche beschränkt bleiben. ₂Die Frage nach dem wesentlichen Schriftgut lässt sich allerdings nicht immer leicht beantworten. ₃Als Maßstab dafür, was von Akten und Schriftstücken im Archiv aufzubewahren ist, gilt folgendes:

₄Dauernd aufzuheben ist alles Schriftgut geschichtlichen, rechtlichen, wirtschaftlichen und statistischen Inhalts von Kirchengemeinden, Pfarrsprengeln, Stiftungen, Kirchenkreisen, Propstsprengeln usw.

₅Nach diesem Grundsatz ist in der nachstehenden Ordnung dasjenige Schriftgut zusammengestellt, das entweder sofort oder nach Ablauf bestimmter Fristen regelmäßig vernichtet werden darf.

₆Die Richtlinien betreffen das Schriftgut ab 1945.

₇Ältere Akten dürfen nur mit Zustimmung des Konsistoriums oder durch die von ihm mit der Ordnung von Registraturen und Archiven beauftragten Personen ausgeschieden werden. ₈Das ausgeschiedene Schriftgut darf nicht in die Hand Unbefugter gelangen.

Folgendes Schriftgut sollte regelmäßig ausgeschieden werden:

₁Mahnschreiben nach Erledigung der Angelegenheit.

₂Einladungen zu Gemeindekirchenratssitzungen nach Unterzeichnung der Niederschrift und zu Pfarr- und Ephorenkonventen nach deren Abhaltung. ₃Sonstige Einladungen, welche nicht von besonderer Bedeutung sind.

₄Schriftwechsel über Ausstellung einzelner Kirchenbuchauszüge nach Abschluss der Angelegenheit (Bezahlung der Gebühren).

₅Überweisungen von Gemeindegliedern nach Eintragung in die Gemeindegliederkartei.

₆Kurz befristete Vertretungsangelegenheiten nach deren Abschluss (z. B. kurze Vakanzen, Krankheit und Urlaub).

₇Bekanntmachungen des Konsistoriums über Angelegenheiten von zeitlich eng begrenzter Bedeutung nach deren Abwicklung (z. B. Kollektenabkündigungen u. dgl.).

₈Handzettel und Anschläge über regelmäßige Gottesdienste und die üblichen kirchlichen Veranstaltungen unter der Voraussetzung einer ordentlichen Führung des Abkündigungsbuches.

₁Unterlagen für die Amtshandlungen und deren Eintragung in die Kirchenbücher: Anmeldungen zu Taufen, Trauungen, Beerdigungen und zum Konfirmandenunterricht, standesamtliche Urkunden oder Mitteilungen über Geburten, Eheschließungen, Todesfälle, Legitimation oder Namenserteilung an ein uneheliches Kind, sofern die Eintragungen in das Kirchenbuch erfolgt sind.

₂Abmeldescheine (Dimissorialien).

₃Anmeldungen zum Kindergarten nach dem Ausscheiden des Kindes.

₄Anzeigen zur Eintragung ohne Nummer in das Kirchenbuch.

₅Verhandlungen mit dem Kirchensteueramt über einzelne Steuerpflichtige nach Erledigung der Angelegenheit.

₆Überweisungen zum Konfirmanden- und Christenlehreunterricht.

₇Skizzen zur Genehmigung von Grabsteinen (Grabdenkmäler).

₈Posteinlieferungsbücher und Quittungen über Einschreibsendungen.

₈Allgemeine Rundschreiben der kirchlichen Werke, Einrichtungen und Vereinigungen, soweit nicht der Inhalt in einzelnen Fällen ein längeres Aufheben ratsam erscheinen lässt.

₉Urlaubsgesuche, Gesuche um Dienstbefreiung und Krankmeldungen.

₁Bank- und Postscheckkontoauszüge.

₂Fahrtenbücher für Dienstkraftfahrzeuge.

₃Akten über die Wahl der Kirchenältesten mit Ausnahme der Niederschrift über die Wahlhandlung, das Wahlergebnis sowie den Einführungsvermerk.

₄Wahlzettel zur Wahl der Kirchenältesten.

₅Ein Wahlzettel ist als Muster dauernd aufzuheben.

₁Haushaltspläne der kirchlichen Kassen.

₂Rechnungsbelege aller Art, außer Belegen zu Baurechnungen bzw. Bauabrechnungen sowie über die Erfüllung von Baulastverpflichtungen und alten Leistungen.

₃Aufzubewahren sind auch Belege über besondere Anschaffungen (z. B. Beschaffung von Abendmahlsgeräten, Glocken und Orgeln).

₁Schriftwechsel über Trauung geschiedener Personen.

₂Brieftagebücher, soweit sie nicht Hinweise auf die Ablage in der Registratur (Aktenzeichen) enthalten.

₃Niederschriften über Kassenprüfungen.