Ordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung
und Vernichtung (Kassation) von
Schriftgut kirchlicher Einrichtungen

1 Die Ordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Schriftgut gilt für alle kirchlichen Dienststellen, die Schriftgut in Form von Registraturen, Altregistraturen oder Archiven verwalten. 2 Sie gilt entsprechend für den Bereich des Diakonischen Werkes und für andere selbstständige kirchliche Einrichtungen und Werke, soweit die zuständigen Organe die Übernahme beschlossen haben.

( 1 ) Grundsätzlich wird nur das Schriftgut aufbewahrt, das im eigenen Amtsbereich erwächst und zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben benötigt wird.

( 2 ) 1 Das Schriftgut ist geordnet aufzubewahren. 2 Die Ordnung erfolgt nach dem jeweils geltenden Aktenplan oder in Absprache mit dem Landeskirchenarchiv nach archivalischen Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen.

( 1 ) In der Registratur wird nur das Schriftgut aufbewahrt, das im eigenen Amtsbereich erwächst und zur Erfüllung der eigenen Aufgaben laufend benötigt wird.

( 2 ) 1 In der Altregistratur wird das Schriftgut aufbewahrt, das nicht mehr laufend benötigt wird, aber mindestens noch befristet aufbewahrt werden muss. 2 Die Aufbewahrungsdauer in der Altregistratur beträgt fünf Jahre, anschließend ist das Schriftgut in das Archiv zu überführen.

( 3 ) 1 Im Archiv wird das archivwürdige Schriftgut aufbewahrt, das von der Verwaltung nicht mehr laufend benötigt wird. 2 Das Archiv kann auch Aufgaben von Altregistraturen seines Zuständigkeitsbereichs wahrnehmen.

( 1 ) Schriftgut ist archivwürdig, wenn es Leben und Wirken der Kirche dokumentiert, der Rechtssicherheit dient oder für die wissenschaftliche oder heimatgeschichtliche Forschung Bedeutung hat; insbesondere können kommerzielle und künstlerische Gesichtspunkte berücksichtigt werden.

( 2 ) Archivwürdiges Schriftgut ist dauernd aufzubewahren.

( 1 ) 1 Rechtzeitiges Aussondern des nicht mehr benötigten Schriftgutes erhält Wert und Funktionsfähigkeit der Registratur. 2 Das Aussondern erfolgt nach einem Aufbewahrungs- und Kassationsplan¹#, in dem festgelegt ist, welches Schriftgut dauernd oder befristet aufbewahrt wird. 3 In Zweifelsfällen ist die Entscheidung des Landeskirchenarchivs einzuholen. 4 Die Entscheidung des Landeskirchenarchivs hat in Abstimmung mit dem Landeskirchenamt zu erfolgen.

( 2 ) Schriftgut, das in die Altregistratur oder in das Archiv überführt wird, ist in Abgabelisten zu verzeichnen.

( 1 ) 1 Nicht archivwürdiges Schriftgut soll in regelmäßigen Abständen kassiert werden. 2 Dabei verfahren die kirchlichen Körperschaften selbstständig nach dem geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan.

( 2 ) Schriftgut, aus der Zeit vor 1950 darf nur mit Genehmigung des Landeskirchenamts in Abstimmung mit dem Landeskirchenarchiv vernichtet werden.

( 3 ) 1 In einem Kassationsprotokoll ist festzuhalten, welches Schriftgut in welchem Umfang und auf welche Weise vernichtet worden ist. 2 Das Protokoll ist in 2-facher Ausführung anzufertigen.

( 4 ) 1 Die Entscheidung zur Aufbewahrung, Kassation oder Archivierung soll nicht für einzelne Schriftstücke getroffen werden, sondern für die als Mappen, Hefter, Ordner usw. angelegten Akteneinheiten. 2 Die Akten sollen nicht Blatt für Blatt danach durchgesehen werden, welche Schriftstücke erhalten oder kassiert werden sollen. 3 Diese Entscheidung gilt für den jeweiligen Aktenband insgesamt. 4 Enthält ein Aktenband Schriftstücke von unterschiedlichem Erhaltungswert, ist die jeweils längste Aufbewahrungsfrist zu beachten.

( 5 ) Für mehrfach überliefertes identisches Schriftgut, z. B. Fotokopien, Ab- und Durchschriften, in verschiedenen Registraturen können in Einzelfällen nach vorheriger Absprache mit dem Landeskirchenarchiv abweichende Aufbewahrungsfristen festgelegt werden.

( 1 ) Schriftgut, das entbehrlich und wertlos geworden ist, darf nicht in den Handel gebracht werden.

( 2 ) Vor der Vernichtung durch Dritte muss durch schriftliche Vereinbarung sichergestellt sein, dass das betreffende Registraturgut nicht missbräuchlich verwendet wird.

Diese Ordnung tritt mit ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt in Kraft.