Verordnung zur Kirchenbuchverfilmung
und Verwaltung der Kirchenbuchfilme in
der Ev. Kirche der Kirchenprovinz Sachsen
(Kirchenbuchverfilmungsordnung)

( 1 ) 1 Das Archivgesetz verpflichtet die kirchlichen Archivträger zur dauernden Aufbewahrung, Erhaltung und Benutzbarkeit der kirchlichen Unterlagen. 2 Innerhalb der kirchlichen Archive genießen die Kirchenbücher wegen ihrer hohen wissenschaftlichen und rechtlichen Bedeutung als Personenstandsunterlagen und der daraus resultierenden intensiven Benutzung besondere Aufmerksamkeit.

( 2 ) Zur Erhaltung der in den Kirchenbüchern enthaltenen Daten führt die Evangelische Kirche der Kirchenprovinz Sachsen stellvertretend für die Kirchengemeinden die Verfilmung der historischen Kirchenbücher in ihrem Bereich durch und trägt hierfür die Kosten.

( 1 ) Das Archiv der Evangelischen Kirche der Kirchenprovinz Sachsen (landeskirchliches Archiv) ist mit der Organisation der Kirchenbuchverfilmung beauftragt.

( 2 ) Die Kirchenkreise sind gehalten, das Projekt der Verfilmung logistisch zu unterstützen.

( 3 ) 1 Im Rahmen ihrer Verpflichtung von § 4 Archivgesetz und § 1 Abs. 1 sind die Kirchengemeinden insbesondere gehalten, ihre Kirchenbücher, die Duplikate sowie die Zivilstandsregister aus der westfälischen Zeit (1807-1813) für die Verfilmung zum vorgegebenen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen. 2 Zu den Kirchenbüchern zählen Tauf-, Trau-, Sterbe-, Konfirmanden- und Kommunikantenregister sowie die dazugehörigen alphabetischen Namensregister.

( 4 ) Nach der Verfilmung werden die Kirchenbücher an die Eigentümer zurückgegeben.

( 5 ) Bei der Verfilmung wird jeweils ein Masterfilm und wenigstens ein Duplikatfilm angefertigt.

( 6 ) Die verschiedenen Übergabevorgänge zwischen Kirchengemeinden, Sammelstellen, landeskirchlichem Archiv und Verfilmungsfirmen bzw. staatlichen Verfilmungsstellen sind zu protokollieren.

( 7 ) Im Interesse der Bestandserhaltung sind die Kirchenbuchoriginale nach der Verfilmung für die Archivbenutzung durch Dritte nicht mehr zur Verfügung zu stellen.

( 1 ) Die Duplikatfilme stehen im landeskirchlichen Archiv für die Benutzung durch Dritte zur Verfügung.

( 2 ) 1 Die Kirchenkreise können daneben eigene Kirchenbuchstellen zur Nutzung von Kirchenbuchfilmen und zur Beantwortung von Kirchenbuchanfragen einrichten. 2 Bei Errichtung einer Kirchenbuchstelle wird diese auf Kosten der Landeskirche leihweise mit einer Serie von Duplikatfilmen, die den jeweiligen Kirchenkreis betreffen, ausgestattet. 3 Im Falle der Aufhebung einer Kirchenbuchstelle sind diese an das landeskirchliche Archiv zurückzugeben.

( 3 ) Im Falle der Deponierung der originalen Kirchenbücher durch eine Kirchengemeinde im landeskirchlichen Archiv erhält diese ersatzweise kostenlos ein eigenes Filmduplikat der betreffenden Kirchenbücher.

Diese Verordnung tritt am 1. Oktober 2004 in Kraft.